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項(xiàng)目計(jì)劃或項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃是一個(gè)關(guān)鍵的戰(zhàn)略文件，它使團(tuán)隊(duì)在整個(gè)項(xiàng)目過程中保持正軌，表明項(xiàng)目預(yù)期如何運(yùn)行以及誰負(fù)責(zé)什么。這是一個(gè)非常有價(jià)值的計(jì)劃工具——它可以決定項(xiàng)目的成功和失敗。

它也是一個(gè)相當(dāng)全面的文檔，如果您以前從未構(gòu)建過文檔，那么這個(gè)概念可能會(huì)讓人感到有點(diǎn)不知所措。

在今天的帖子中，Teamwork將為您提供構(gòu)建和實(shí)施項(xiàng)目計(jì)劃的五步計(jì)劃。首先，Teamwork將向您介紹項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃的外觀，為什么要為每個(gè)項(xiàng)目創(chuàng)建一個(gè)計(jì)劃，以及每個(gè)計(jì)劃應(yīng)包括的內(nèi)容。

什么是項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃？

項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃是定義項(xiàng)目將如何執(zhí)行的文件。實(shí)施計(jì)劃解釋項(xiàng)目涉及的戰(zhàn)略目標(biāo)和步驟，定義項(xiàng)目完成時(shí)間表，并列出成功項(xiàng)目所需的資源（包括團(tuán)隊(duì)成員）。

項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃有時(shí)被稱為“戰(zhàn)略計(jì)劃”，因?yàn)樗鼈兞谐隽藶轫?xiàng)目提出的戰(zhàn)略。但我們喜歡更長的名稱，因?yàn)樗鼈鬟_(dá)的不僅僅是戰(zhàn)略：它暗示了一個(gè)流程，它回答了團(tuán)隊(duì)如何實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的問題。

使用項(xiàng)目計(jì)劃是幾個(gè)項(xiàng)目管理最佳實(shí)踐之一。它也不同于工作計(jì)劃：工作計(jì)劃處理任務(wù)、時(shí)間框架和單個(gè)工作包，而項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃處理更廣泛的信息。

為什么每個(gè)項(xiàng)目都應(yīng)該從實(shí)施計(jì)劃開始

為什么要從實(shí)施計(jì)劃開始每個(gè)項(xiàng)目？很簡單：因?yàn)槟阆Ｍ?xiàng)目成功，并且你想要一個(gè)客觀的方式來知道它是否成功。

對于大多數(shù)團(tuán)隊(duì)和企業(yè)來說，從實(shí)施計(jì)劃開始每個(gè)項(xiàng)目都會(huì)取得相當(dāng)大的成就，主要是因?yàn)樗鼊?chuàng)造了一種共同的愿景和理解感，并指向一個(gè)明確定義的目標(biāo)。

大多數(shù)團(tuán)隊(duì)在制定全面且實(shí)用的項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃時(shí)會(huì)意識(shí)到這四個(gè)好處（以及更多好處）：

它創(chuàng)建了一個(gè)可行的工作范圍路線圖

項(xiàng)目的范圍從極其簡單到冗長而復(fù)雜。項(xiàng)目越復(fù)雜和相互關(guān)聯(lián)，混淆的可能性就越大。

無論復(fù)雜程度如何，當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員不清楚該做什么、何時(shí)做或?yàn)槭裁匆@樣做時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)混亂。

項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃是這種混亂的解毒劑，因?yàn)樗蛩懈鞣秸故玖饲斑M(jìn)的道路（路線圖） - 以及在這條道路上哪些是和不在這條路上（工作范圍）。

它使目標(biāo)和溝通對所有利益相關(guān)者透明

當(dāng)所有各方都了解項(xiàng)目的目標(biāo)時(shí)，您就可以減少圍繞這些目標(biāo)的混淆。在如何最好地實(shí)現(xiàn)目標(biāo)方面可能仍然存在分歧，但對于團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)是什么并沒有混淆。

此外，包含項(xiàng)目所有相關(guān)方面的中央、可訪問文檔為團(tuán)隊(duì)、經(jīng)理、高管、供應(yīng)商、客戶等創(chuàng)建了單一的事實(shí)來源。當(dāng)與項(xiàng)目相關(guān)的任何人和每個(gè)人都在同一個(gè)劇本中工作時(shí)，團(tuán)隊(duì)和企業(yè)將享受更清晰、更專注和更透明的溝通。

它讓您的團(tuán)隊(duì)成員負(fù)責(zé)

大約70% 的企業(yè)報(bào)告說去年至少有一個(gè)失敗的項(xiàng)目。我們都參與了一個(gè)項(xiàng)目，似乎沒有人對問題甚至整個(gè)項(xiàng)目失敗負(fù)責(zé)。當(dāng)然，沒有人喜歡承擔(dān)責(zé)任并找到替罪羊并不總是非常有成效的。不過，如果您的團(tuán)隊(duì)成員或業(yè)務(wù)部門一直未能交付，您想知道。

一個(gè)強(qiáng)有力的項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃明確了誰在項(xiàng)目中負(fù)責(zé)什么。它使項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)對任務(wù)責(zé)任有更深入的了解，有助于讓團(tuán)隊(duì)成員對他們的工作負(fù)責(zé)。

大多數(shù)時(shí)候，更好的問責(zé)制會(huì)帶來更好的結(jié)果！

它可以幫助您的整個(gè)團(tuán)隊(duì)保持在同一頁面上

你永遠(yuǎn)不會(huì)完全消除范圍蔓延（ 2021 年超過三分之一的項(xiàng)目發(fā)生過這種情況），你也不應(yīng)該這樣做。各種可交付成果甚至整個(gè)項(xiàng)目的參數(shù)可以并且確實(shí)在項(xiàng)目過程中發(fā)生變化，有時(shí)范圍的變化顯然是正確的決定。

但并非所有范圍蔓延都是好的。尤其是對于更長或更復(fù)雜的項(xiàng)目，團(tuán)隊(duì)成員通常會(huì)失去對頂級(jí)目標(biāo)的關(guān)注——更不用說實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)所需的具體步驟了。

不過，這種注意力的喪失是可以避免的，由此產(chǎn)生的范圍蔓延也是如此。項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃使大局目標(biāo)和實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)所需的步驟成為焦點(diǎn)。當(dāng)需要更改范圍時(shí)，應(yīng)將其記錄在實(shí)施計(jì)劃內(nèi)或旁邊。

一個(gè)偉大的實(shí)施計(jì)劃的基本組成部分

大多數(shù)精心設(shè)計(jì)的實(shí)施計(jì)??劃都包含這些基本項(xiàng)目，但重要的是要注意實(shí)施計(jì)劃差異很大，就像它們所附屬的項(xiàng)目一樣。

這些要素為您的下一個(gè)實(shí)施計(jì)劃奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。從這些開始，但隨意添加對您的行業(yè)或項(xiàng)目類型有意義的其他元素。

范圍聲明

范圍說明書概述了項(xiàng)目的范圍——本質(zhì)上，項(xiàng)目中將執(zhí)行哪些工作（以及哪些工作將被視為超出范圍）。

項(xiàng)目里程碑、目標(biāo)和關(guān)鍵目標(biāo)

項(xiàng)目目標(biāo)是項(xiàng)目旨在實(shí)現(xiàn)的高層次成果。關(guān)鍵目標(biāo)是在整個(gè)項(xiàng)目中為支持項(xiàng)目目標(biāo)而發(fā)生的步驟或中間結(jié)果。項(xiàng)目里程碑是沿途的測量點(diǎn)，通常以某種方式顯著或有形。

一些行業(yè)環(huán)境中的里程碑示例包括完成線框圖、發(fā)布測試版、起草副本或完成作為整體一部分的階段、部分或功能。

詳細(xì)的資源計(jì)劃

項(xiàng)目的資源計(jì)劃表明涉及哪些人力資源以及他們的時(shí)間或工作量承諾。您還應(yīng)該包括成功完成項(xiàng)目所需的材料和設(shè)備（通常，只有超出每個(gè)員工已經(jīng)擁有的標(biāo)準(zhǔn)東西）。

預(yù)計(jì)實(shí)施時(shí)間表

任何實(shí)施計(jì)劃的一個(gè)關(guān)鍵要素是項(xiàng)目（及其實(shí)施）的具體時(shí)間表。這些日期在項(xiàng)目開始時(shí)很少是完美的，但它們提供了一個(gè)工作目標(biāo)，并為利益相關(guān)者提供了他們正在簽署的內(nèi)容的一些背景信息。

大多數(shù)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)使用項(xiàng)目管理軟件來創(chuàng)建項(xiàng)目時(shí)間表，通常采用甘特圖的形式。

實(shí)施計(jì)劃里程碑

您的實(shí)施計(jì)劃可能會(huì)受益于它自己的一組內(nèi)部里程碑，獨(dú)立于更廣泛的項(xiàng)目里程碑。這些內(nèi)部里程碑對于具有多個(gè)批準(zhǔn)級(jí)別和提供信息的眾多部門的高度復(fù)雜的項(xiàng)目更有用。

實(shí)施計(jì)劃里程碑可能如下所示：收集初始利益相關(guān)者信息、起草計(jì)劃、討論計(jì)劃并納入反饋、所有利益相關(guān)者最終簽署。

實(shí)施計(jì)劃 KPI 和指標(biāo)

您的關(guān)鍵績效指標(biāo) (KPI) 或其他指標(biāo)揭示了團(tuán)隊(duì)完成實(shí)施計(jì)劃的情況。建立可衡量的指標(biāo)，說明它們在計(jì)劃中的內(nèi)容，然后在項(xiàng)目過程中跟蹤它們。

在這里，如果您想成功地進(jìn)行跨越項(xiàng)目長度的測量，那么質(zhì)量項(xiàng)目管理工具是必不可少的。

創(chuàng)建項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃的 5 個(gè)簡單步驟

現(xiàn)在您知道了項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃中需要包含哪些內(nèi)容——但是您如何實(shí)際創(chuàng)建一個(gè)并開始實(shí)施過程呢？

我們知道這個(gè)過程一開始似乎令人生畏，而且確實(shí)需要一些前期工作。但這個(gè)過程并不像看起來那么復(fù)雜。按照這五個(gè)簡單的步驟來創(chuàng)建一個(gè)實(shí)施計(jì)劃，以幫助您的項(xiàng)目和您的團(tuán)隊(duì)保持正軌。然后，隨著未來項(xiàng)目的出現(xiàn)，使用這些問題作為模板，為每個(gè)項(xiàng)目創(chuàng)建一個(gè)高質(zhì)量的實(shí)施和管理計(jì)劃。

Teamwork 的項(xiàng)目管理模板是立即開始制定計(jì)劃的簡單方法。

1）定義你的目標(biāo)和里程碑

在您制定如何到達(dá)您想去的地方的計(jì)劃之前，您需要花一些時(shí)間來決定您想去的地方。

因此，在您開始構(gòu)建項(xiàng)目實(shí)施或行動(dòng)計(jì)劃的任何其他部分之前，首先要花時(shí)間了解內(nèi)容和地點(diǎn)：

• 你想達(dá)到什么目的？（項(xiàng)目級(jí)目標(biāo)）
• 實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)需要做什么？（項(xiàng)目目標(biāo)）
• 在實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的過程中，有哪些中間步驟或里程碑？（項(xiàng)目里程碑）

一旦你建立了目標(biāo)、目的和里程碑——并獲得關(guān)鍵利益相關(guān)者和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員對這些目標(biāo)和里程碑的認(rèn)可——你就準(zhǔn)備好進(jìn)行第二步了。

2) 通過采訪、調(diào)查或觀察進(jìn)行研究

研究是成功實(shí)施計(jì)劃的關(guān)鍵要素之一。在許多項(xiàng)目環(huán)境中，這項(xiàng)研究看起來像是采訪或調(diào)查各種利益相關(guān)者、主題專家、部門領(lǐng)導(dǎo)等——收集制定實(shí)施戰(zhàn)略所需的信息。

有時(shí)觀察也是一個(gè)關(guān)鍵策略：觀察另一個(gè)團(tuán)隊(duì)（或供應(yīng)商或外部組織）在類似項(xiàng)目上做了什么或已經(jīng)做了什么可以提供有價(jià)值的見解。

3) 集思廣益并找出潛在風(fēng)險(xiǎn)

每個(gè)項(xiàng)目都有內(nèi)在的潛在風(fēng)險(xiǎn)。其中一些是可以預(yù)見的，而另一些似乎是憑空出現(xiàn)的。以大流行作為后一類的一個(gè)例子。是的，企業(yè)應(yīng)該制定業(yè)務(wù)連續(xù)性和災(zāi)難管理政策，但很少有企業(yè)（如果有的話）有針對全球大流行的具體行動(dòng)計(jì)劃。

因此，存在您無法計(jì)劃也無法預(yù)測的風(fēng)險(xiǎn)。但是有很多風(fēng)險(xiǎn)，只要稍加頭腦風(fēng)暴和計(jì)劃，應(yīng)該很容易發(fā)現(xiàn)。這些是您在執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估時(shí)需要定位的目標(biāo)。

繪制已知風(fēng)險(xiǎn)，以及每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)的潛在影響和緩解策略。只要您采取適當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)管理措施，有些風(fēng)險(xiǎn)是完全可以避免的。其他人可能無法完全預(yù)防，但制定計(jì)劃將大大減少其影響。

4）分配和委派基本任務(wù)

每個(gè)好的實(shí)施計(jì)劃都將包括一個(gè)工作計(jì)劃或行動(dòng)計(jì)劃，將項(xiàng)目中的任務(wù)列出到一定的粒度級(jí)別。這些任務(wù)最終會(huì)被插入到某種日歷或日程表中，通常在Teamwork 等項(xiàng)目規(guī)劃軟件套件中。

無論您使用什么方法或平臺(tái)，在這個(gè)階段，您都需要規(guī)劃或安排這些任務(wù)。作為此步驟的一部分，請確保將任務(wù)分配和委派給特定資源（或至少特定部門或工作組）。

此步驟是成功執(zhí)行項(xiàng)目的關(guān)鍵，因?yàn)樗鼮橛?jì)劃中包含的每項(xiàng)任務(wù)分配責(zé)任和義務(wù)，從而明確誰在何時(shí)做什么。

5) 完成您的計(jì)劃并分配資源

接下來是分配資源。您已經(jīng)在上一步中為人員（或部門）分配了任務(wù)，那么我們在這里的意思是什么不同？

簡而言之，在紙上寫下“Sam 將處理任務(wù) 35”（分配任務(wù)）與實(shí)際確保 Sam 有能力處理任務(wù) 35（分配資源）之間是有區(qū)別的。

在第 4 步中，您真正要做的就是確定誰在做什么?，F(xiàn)在，在資源分配期間，您要確保您的分配計(jì)劃是可以實(shí)現(xiàn)的。資源分配是指將任務(wù)分配給實(shí)際可用的資源。換句話說，您需要確保任務(wù) 35 不會(huì)與其他 10 個(gè)任務(wù)在同一天出現(xiàn)在 Sam 的桌子上。

最后，一旦您的計(jì)劃的其他所有內(nèi)容都經(jīng)過精心設(shè)計(jì)、審查和批準(zhǔn)，就該確定計(jì)劃了。通常，這涉及發(fā)送完成的計(jì)劃以進(jìn)行最后一輪批準(zhǔn)。

一旦獲得批準(zhǔn)，項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃就成為團(tuán)隊(duì)和其他利益相關(guān)者的單一事實(shí)來源。因此，請確保將計(jì)劃存儲(chǔ)在中央、可訪問的位置。（如果您問我們，Teamwork是一個(gè)很好的地方?。?/p>

使用團(tuán)隊(duì)合作創(chuàng)建有效的項(xiàng)目計(jì)劃

制定項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃需要仔細(xì)規(guī)劃并關(guān)注無數(shù)細(xì)節(jié)，但結(jié)果值得投資。通過讓團(tuán)隊(duì)專注于正確的共享結(jié)果，提高您的項(xiàng)目成功率、生產(chǎn)力、士氣等。

我們已經(jīng)暗示過幾次了，但是當(dāng)您使用正確的工具時(shí)，項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃（以及您準(zhǔn)備啟動(dòng)項(xiàng)目所需的所有其他文檔和文檔）會(huì)變得非常容易。

Teamwork 是一個(gè)功能強(qiáng)大的項(xiàng)目管理套件，可為您提供存儲(chǔ)項(xiàng)目數(shù)據(jù)的中心位置、強(qiáng)大而靈活的模板以及對當(dāng)前和過去項(xiàng)目數(shù)據(jù)的可見性。團(tuán)隊(duì)合作可以減少細(xì)節(jié)工作，并以更加用戶友好的方式組織您的信息，使您和您的團(tuán)隊(duì)能夠取得更多成就并保持在正軌上。

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