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什么是協(xié)同辦公軟件?
協(xié)同辦公軟件是提供給多人溝通共享,從而使辦公沒有時(shí)間與地域限制,更方便、快捷、低成本,高效率的在線多人辦公軟件。功能主要包括任務(wù)管理、公文管理、檔案管理、新聞管理、內(nèi)部信息、會議管理等功能模塊,完全符合企事業(yè)單位的辦公習(xí)慣和特點(diǎn),讓用戶輕松的完成日常辦公工作。
隨著企業(yè)對協(xié)同辦公要求的提高,協(xié)同辦公軟件不僅可以滿足大多企業(yè)解決日常辦公、業(yè)務(wù)管理,信息交流等常規(guī)協(xié)同的功能需求,并且在即時(shí)溝通、數(shù)據(jù)共享、移動辦公等方面有了更進(jìn)一步的提升。不僅如此,協(xié)同辦公軟件綜合大多企業(yè)的低成本、高性能、高整合、智能化管理企業(yè)的綜合性管理應(yīng)用平臺需求,形成了一套完善的軟件系統(tǒng)方案。從而減少手工方式產(chǎn)生的錯(cuò)誤與信息不準(zhǔn)確,消除信息孤島,提高企業(yè)資源的利用率,支撐企業(yè)的管理和業(yè)務(wù)的運(yùn)作,提升工作效率,方便獲取企業(yè)的各種數(shù)據(jù),為決策提供參考。
列入?yún)f(xié)同辦公類別,軟件必須具備以下功能:
1.個(gè)人辦公。員工可在任意時(shí)間地點(diǎn)通過軟件處理日常工作及業(yè)務(wù),快速跟進(jìn),提高個(gè)人效率。
2.企業(yè)協(xié)同辦公。企業(yè)內(nèi)部可以在一個(gè)更加開放、透明、高效的環(huán)境中工作,更加先進(jìn)的扁平式管理,讓團(tuán)隊(duì)之間的協(xié)作力得以增強(qiáng)。
3.公文流轉(zhuǎn)。所有企業(yè)人員可自定義或采用通用的公文流轉(zhuǎn)功能,可創(chuàng)建各類表格用于審批、評論、注釋。所有的公司文件均可實(shí)現(xiàn)電子化流轉(zhuǎn),讓辦公真正實(shí)現(xiàn)無紙化。
4.知識管理。文檔管理的完善體系建設(shè)。用戶可設(shè)置不同的文檔庫與知識庫來用于存檔,還可以提供檢入檢出等具體功能,文檔管理可以同其他功能相互關(guān)聯(lián),為員工提供一個(gè)分享和學(xué)習(xí)的平臺。
5.商業(yè)智能與績效管理。擁有企業(yè)的數(shù)據(jù)庫,匯集了企業(yè)在各個(gè)經(jīng)營環(huán)節(jié)的信息,方便用戶查詢。企業(yè)還可以利用協(xié)同辦公軟件生成各類報(bào)表,方便管理者對員工績效進(jìn)行管理。
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多年來,辦公套件一直是各種規(guī)模企業(yè)的必備產(chǎn)品。協(xié)同辦公的三個(gè)常見組件包括文檔創(chuàng)建軟件、電子表格軟件和演示軟件。雖然這三種產(chǎn)品是典型協(xié)同辦公的生計(jì),但套件中通常還存在其他產(chǎn)品。其他常見的添加包括電子郵件軟件、內(nèi)部通信軟件和云內(nèi)容協(xié)作軟件。企業(yè)必須評估其業(yè)務(wù)所需的工具,以便購買理想的協(xié)同辦公軟件。
企業(yè)還應(yīng)考慮與協(xié)同辦公軟件相關(guān)的各種定價(jià)模式。例如,許多辦公套件供應(yīng)商現(xiàn)在提供訂閱模式。訂閱模式是一種商業(yè)模式,它允許客戶支付經(jīng)常性的價(jià)格以無限制地訪問套件。經(jīng)常性價(jià)格要么在特定時(shí)間段內(nèi)支付,要么無限期支付。這對于喜歡以小額增量支付軟件費(fèi)用而不是立即購買完整軟件的企業(yè)來說是理想的選擇,這是另一種選擇。企業(yè)應(yīng)該記住,大多數(shù)辦公套件不允許挑選產(chǎn)品。換句話說,在大多數(shù)情況下,套件附帶的東西會留在套件中。對于只需要特定工具的企業(yè),可能需要向供應(yīng)商請求特殊定價(jià)。
許多套件是開源的或免費(fèi)下載。開源辦公套件非常適合預(yù)算緊張的企業(yè)。通常,開源解決方案仍然包括協(xié)同辦公的主要組件,并且通常與其他辦公套件解決方案兼容。雖然與其他辦公套件兼容,但開源產(chǎn)品可能并不總是像付費(fèi)辦公套件解決方案那樣轉(zhuǎn)換文檔。轉(zhuǎn)換不同文件類型的企業(yè)應(yīng)該在實(shí)施免費(fèi)的開源解決方案之前考慮這一點(diǎn)。
Office 套件軟件的主要優(yōu)勢
Office 套件軟件是許多企業(yè)的主要解決方案,有助于提高辦公效率和文檔創(chuàng)建。從產(chǎn)品演示到內(nèi)容創(chuàng)建,辦公套件軟件幾乎是每個(gè)行業(yè)的必備工具。
生產(chǎn)力——辦公套件都可以幫助專業(yè)人士制作內(nèi)容。辦公套件軟件的一個(gè)主要好處是用戶可以在單個(gè)套件產(chǎn)品中完成的事情的數(shù)量。例如,作為三大組件之一的電子表格軟件有數(shù)千個(gè)用例。會計(jì)團(tuán)隊(duì)可以使用電子表格跟蹤公司的日常財(cái)務(wù)狀況,而研究人員可以使用電子表格軟件創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表來比較數(shù)據(jù)。辦公套件可幫助企業(yè)中的每個(gè)部門提高工作效率。
協(xié)作——除了幫助企業(yè)提高生產(chǎn)力外,辦公套件還促進(jìn)了團(tuán)隊(duì)內(nèi)部和跨部門的協(xié)作。許多辦公套件提供協(xié)作功能,允許多個(gè)用戶同時(shí)創(chuàng)建和編輯文檔。此外,當(dāng)單個(gè)辦公套件平臺集成到整個(gè)公司時(shí),用戶可以輕松地與他人共享文檔。無縫協(xié)作工作的能力提高了跨部門的生產(chǎn)力。
協(xié)同辦公軟件是辦公必備品,因此幾乎每個(gè)專業(yè)人士都可以從使用該軟件中受益。雖然一些用戶可能會從平臺內(nèi)的特定產(chǎn)品中受益,但使用案例的多樣性使協(xié)同辦公軟件對每個(gè)人都有吸引力。但是,會計(jì)師、內(nèi)容創(chuàng)建者和銷售團(tuán)隊(duì)通常從協(xié)同辦公軟件中受益最多。
會計(jì)師——會計(jì)師每天使用電子表格軟件來管理公司的財(cái)務(wù)。電子表格是跟蹤和計(jì)算財(cái)務(wù)的理想選擇,并且通常提供功能和擴(kuò)展選項(xiàng)來改進(jìn)會計(jì)師的工作流程。會計(jì)師還可以使用文檔創(chuàng)建軟件來創(chuàng)建費(fèi)用報(bào)告,以將他們的調(diào)查結(jié)果提供給其他部門。
內(nèi)容創(chuàng)建者——文檔創(chuàng)建軟件有利于基于文本的內(nèi)容創(chuàng)建者。它允許跨團(tuán)隊(duì)協(xié)作進(jìn)行內(nèi)容編輯和復(fù)制編輯,使內(nèi)容創(chuàng)建更加高效和協(xié)作。除了文檔創(chuàng)建之外,內(nèi)容創(chuàng)建者還可以使用電子表格軟件來組織內(nèi)容創(chuàng)意并編譯與內(nèi)容相關(guān)的數(shù)據(jù)。
銷售——銷售團(tuán)隊(duì)通常使用演示軟件來展示銷售宣傳。雖然許多銷售團(tuán)隊(duì)可能會選擇獨(dú)立的演示解決方案,但辦公套件平臺的協(xié)作方面使辦公套件更具吸引力。銷售團(tuán)隊(duì)經(jīng)常使用文檔創(chuàng)建工具和電子表格工具進(jìn)行潛在客戶組織、潛在客戶信息管理等。
雖然協(xié)同辦公軟件平臺通常在套件內(nèi)的產(chǎn)品供應(yīng)中得到鞏固,但企業(yè)有很多可供選擇的購買選項(xiàng)。
基于訂閱——基于訂閱的協(xié)同辦公軟件越來越普遍,并且允許云協(xié)作,這使得這種選擇很有吸引力。企業(yè)可以逐步為軟件付費(fèi),而不是一次性全部付費(fèi)。具有訂閱模式的基于云的辦公套件的另一個(gè)好處是軟件更新是自動的并且更頻繁地推出。這減輕了 IT 部門的職責(zé),并使用戶體驗(yàn)更加積極。
一次性購買——雖然不常見,但企業(yè)可能會選擇一次性付費(fèi)購買特定版本的協(xié)同辦公軟件平臺。雖然此選項(xiàng)允許用戶擁有產(chǎn)品而不僅僅是訂閱,但費(fèi)用通常很高。如果用戶需要訪問產(chǎn)品的升級版本,他們需要購買升級或再次購買產(chǎn)品。此外,產(chǎn)品的任何問題都可能需要在內(nèi)部而不是由軟件供應(yīng)商處理。
開源——開源協(xié)同辦公軟件可免費(fèi)下載,這對于小型企業(yè)或預(yù)算緊張的企業(yè)來說是一個(gè)有吸引力的選擇。企業(yè)必須考慮他們的需求是什么,因?yàn)殚_源選項(xiàng)通常沒有與付費(fèi)選項(xiàng)相同的功能。
除了不同的定價(jià)模式選項(xiàng)外,企業(yè)還可以在本地或在線辦公套件之間進(jìn)行選擇。
本地 ——本地協(xié)同辦公軟件安裝在用戶的本地計(jì)算機(jī)上,也稱為 SaaS(軟件即服務(wù))產(chǎn)品。如果用戶考慮內(nèi)部部署選項(xiàng),他們可能想要考慮SaaS 運(yùn)營管理解決方案。
在線——在線辦公套件在云中運(yùn)行,不會下載到用戶的計(jì)算機(jī)上。相反,用戶在他們的瀏覽器中訪問他們的辦公套件工具。此選擇非常適合基于 Web 的協(xié)作;但是,基于 Web 的解決方案可能功能有限。
根據(jù)套件中的產(chǎn)品,辦公套件軟件提供多種功能。平臺核心應(yīng)用程序的整體功能范圍從協(xié)作工具到提高用戶效率的功能。
模板——應(yīng)用程序允許用戶從頭開始創(chuàng)建文檔以及訪問現(xiàn)有工具。例如,用戶可以創(chuàng)建具有可用幻燈片結(jié)構(gòu)、字體和顏色的演示文稿。
云協(xié)作——云協(xié)作工具因套件平臺的類型而異。通常,云協(xié)作允許多個(gè)用戶同時(shí)編輯一個(gè)應(yīng)用程序。許多應(yīng)用程序還包括注釋、注釋和聊天工具,使用戶能夠在應(yīng)用程序內(nèi)相互通信。
文件轉(zhuǎn)換——文件可以在應(yīng)用程序之間進(jìn)行轉(zhuǎn)換。例如,用戶可以在電子表格工具中創(chuàng)建文檔,并輕松地將電子表格中的數(shù)據(jù)移動到同一平臺內(nèi)的演示工具中。此外,許多套件工具允許用戶轉(zhuǎn)換在平臺應(yīng)用程序之外創(chuàng)建的文件。
儀表板 —基于 Web 的解決方案提供了一個(gè)儀表板,其中包含每個(gè)應(yīng)用程序以便于訪問。一些本地解決方案也提供此功能。
更多核心應(yīng)用程序——雖然協(xié)同辦公軟件的三個(gè)主要組件長期以來一直是相同的,但隨著對不同應(yīng)用程序需求的增加,許多辦公套件正在擴(kuò)展核心組件。值得注意的是,云內(nèi)容協(xié)作工具正在成為許多協(xié)同辦公軟件平臺的主要內(nèi)容。云內(nèi)容協(xié)作工具允許用戶在指定的云存儲解決方案中輕松共享其他應(yīng)用程序中的內(nèi)容。
未使用的應(yīng)用程序 — Office 套件作為整個(gè)套件購買。這意味著不需要電子表格軟件的用戶不能將該工具從他們的套件中排除以降低價(jià)格。這意味著許多企業(yè)求助于購買帶有未觸及工具的整個(gè)套件。在承諾使用套件之前,企業(yè)應(yīng)評估某些包含的工具是否會被閑置,以及是否值得購買該套件。
市場上有幾種類似的產(chǎn)品可以幫助企業(yè)組合多個(gè)應(yīng)用程序或模塊以簡化工作流程。
HR 管理套件軟件— HR 管理套件是一系列模塊,可幫助 HR 專業(yè)人員集中常見的 HR 流程。然而,人力資源管理套件允許用戶單獨(dú)購買模塊。
CRM 一體式軟件— CRM 一體式工具將一系列客戶交互工具組合在一個(gè)平臺內(nèi)。與辦公套件軟件類似,平臺內(nèi)的單個(gè)工具不能單獨(dú)購買。
項(xiàng)目管理軟件——項(xiàng)目管理軟件提供多種工具來幫助企業(yè)管理項(xiàng)目和簡化項(xiàng)目工作流程。