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經(jīng)商意味著高度依賴他人的投入。

健康、繁榮的企業(yè)建立在有效合作之上，每個(gè)人都根據(jù)專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)朝著同一個(gè)方向發(fā)展。

但要使其有效，您的所有利益相關(guān)者（包括同事和客戶/客戶）都需要能夠訪問(wèn)相關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。這有一個(gè)額外的好處，那就是減輕負(fù)責(zé)帳戶的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)的一些負(fù)擔(dān)。

當(dāng)同事和技術(shù)完美同步時(shí)，企業(yè)就會(huì)有效率。一旦發(fā)生這種情況，人們也會(huì)感到被賦予了權(quán)力，并且感覺能夠更好地完成他們的工作。

您可以通過(guò)以下六種方式開展業(yè)務(wù)，讓您的企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)為每個(gè)人帶來(lái)利益。

1. 重新思考輸入數(shù)據(jù)的方式

通過(guò)讓同事和客戶將自己的信息輸入系統(tǒng)，您可以減少手動(dòng)輸入數(shù)字和追蹤發(fā)票、收據(jù)和費(fèi)用報(bào)告的時(shí)間。

典型的例子是遠(yuǎn)程員工能夠在客戶/客戶場(chǎng)所輸入銷售或服務(wù)的詳細(xì)信息——甚至能夠在那時(shí)開具發(fā)票。

引入這一點(diǎn)并不意味著失去對(duì)財(cái)務(wù)的控制或讓人們看到他們不應(yīng)該看到的信息。

相反，正確的會(huì)計(jì)軟件將允許個(gè)人隨時(shí)上傳、下載和編輯他們需要的數(shù)據(jù)，而不會(huì)讓他們?cè)L問(wèn)或更改任何不該訪問(wèn)或更改的內(nèi)容。

例如，如果您的銷售團(tuán)隊(duì)需要檢查發(fā)票是否已發(fā)送給客戶，他們可以查看該信息，而無(wú)需完全訪問(wèn)公司的整個(gè)財(cái)務(wù)和發(fā)票記錄。

通過(guò)這樣做，您將減少重復(fù)工作（例如當(dāng)有人在費(fèi)用表上填寫數(shù)字，然后財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)必須將相同的數(shù)字重新輸入到他們的財(cái)務(wù)系統(tǒng)中）并騰出時(shí)間來(lái)處理更有價(jià)值的財(cái)務(wù)任務(wù)為業(yè)務(wù)增加價(jià)值。

2. 重新思考獲取數(shù)據(jù)的方式

您每周花費(fèi)多少小時(shí)來(lái)處理財(cái)務(wù)信息請(qǐng)求？每次客戶想要更新發(fā)票，或者出差的人需要訪問(wèn)一些數(shù)據(jù)時(shí)，您都不得不花時(shí)間查找、下載數(shù)據(jù)并將數(shù)據(jù)通過(guò)電子郵件發(fā)送給相關(guān)人員。

使用基于云的會(huì)計(jì)解決方案，您的數(shù)據(jù)不會(huì)滯留在辦公室的服務(wù)器上。您可以在旅途中或從辦公桌上訪問(wèn)它，將來(lái)自不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集中到一個(gè)中央儀表板上。

您所需要做的就是授予個(gè)人對(duì)該儀表板的在線訪問(wèn)權(quán)限，他們將能夠以易于理解和分析的格式快速、輕松地查看所需的數(shù)據(jù)。

這對(duì)您的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)特別有價(jià)值。他們無(wú)需等待您傳遞信息，而是能夠在需要時(shí)立即訪問(wèn)所需的儀表板和分析報(bào)告，因此他們始終處于循環(huán)狀態(tài)。

這意味著您將花費(fèi)更少的時(shí)間傳遞信息，而將更多時(shí)間用于進(jìn)行有助于推動(dòng)業(yè)務(wù)發(fā)展的深入分析。

難怪，根據(jù) Sage 研究，67% 的會(huì)計(jì)專業(yè)人士更喜歡云會(huì)計(jì)——它提供的便利性和靈活性可能是保持競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵。

更好的是，隨著團(tuán)隊(duì)的成長(zhǎng)，您將能夠與業(yè)務(wù)中的其他人協(xié)作，即使他們正在旅行或在家工作。

3. 在整個(gè)業(yè)務(wù)中自動(dòng)化手動(dòng)數(shù)據(jù)輸入

與運(yùn)營(yíng)小型企業(yè)需要執(zhí)行的一些復(fù)雜、高價(jià)值的財(cái)務(wù)任務(wù)相比，手動(dòng)輸入數(shù)據(jù)或在系統(tǒng)之間傳輸數(shù)據(jù)似乎相對(duì)簡(jiǎn)單。

但這通常很乏味，而且肯定很耗時(shí)。當(dāng)您花費(fèi)數(shù)小時(shí)手動(dòng)將數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)時(shí)，您可能會(huì)變得不那么積極并犯錯(cuò)誤。

更重要的是，你可以把時(shí)間花在重要的戰(zhàn)略任務(wù)上。

好消息是這些重復(fù)性任務(wù)可以很容易地自動(dòng)化。通過(guò)使用技術(shù)輸入和傳輸數(shù)據(jù)，您可以顯著減少您的管理時(shí)間，并提高您在流程中其他重要任務(wù)的工作效率。

可以將整個(gè)手動(dòng)數(shù)據(jù)輸入自動(dòng)化——從銷售和采購(gòu)發(fā)票到銀行對(duì)賬單和員工費(fèi)用。

借助正確的技術(shù)，需要數(shù)小時(shí)才能手動(dòng)完成的流程現(xiàn)在可以在幾分鐘內(nèi)完成分類，從而減少了繁重的管理工作。您還將減少糾正錯(cuò)誤所花費(fèi)的時(shí)間，因?yàn)槿藶殄e(cuò)誤的機(jī)會(huì)更少。

來(lái)自集成自動(dòng)化人員的真實(shí)報(bào)告稱，通過(guò)智能使用自動(dòng)化，每個(gè)月的工作時(shí)間可以減少到幾個(gè)小時(shí)。

4. 將電子表格與您的會(huì)計(jì)軟件集成

許多小型企業(yè)在遷移到更復(fù)雜的會(huì)計(jì)軟件之前就開始使用電子表格來(lái)記賬，或者在某些會(huì)計(jì)流程中仍然依賴它。

如果您處于這個(gè)位置，您可能會(huì)花費(fèi)大量時(shí)間在一個(gè)程序和另一個(gè)程序之間傳輸數(shù)據(jù)。

不要誤會(huì)我們的意思。電子表格是一項(xiàng)有用的商業(yè)發(fā)明。它只是不應(yīng)該用于所有事情，而且在這些數(shù)據(jù)保護(hù)的日子里，它缺乏在現(xiàn)代工作場(chǎng)所中合規(guī)所需的復(fù)雜功能。

簡(jiǎn)而言之，當(dāng)您別無(wú)選擇時(shí)使用電子表格 - 這可以從簡(jiǎn)單到復(fù)雜的要求。

但是，只要有可能，請(qǐng)使用專為現(xiàn)代工作而創(chuàng)建的專用軟件，并且無(wú)需您考慮就可以勾選所有合規(guī)性框。

好消息是，許多軟件提供商現(xiàn)在允許您從電子表格導(dǎo)入數(shù)據(jù)并再次返回，而無(wú)需任何手動(dòng)重新鍵入。

這是你一天中最大的挫敗感。

5. 自動(dòng)適應(yīng)法規(guī)要求和變化

簿記員和會(huì)計(jì)團(tuán)隊(duì)在保持公司合規(guī)方面面臨著巨大的負(fù)擔(dān)。隨著法規(guī)的不斷發(fā)展和新規(guī)則的引入，這是添加到您已經(jīng)擁擠的日常職責(zé)清單中的另一項(xiàng)任務(wù)。

但您不必獨(dú)自完成這一切。

如果您的會(huì)計(jì)軟件帶有內(nèi)置的合規(guī)措施，它將幫助您執(zhí)行許多確保合規(guī)所需的檢查，例如計(jì)算稅款。

只要您繼續(xù)實(shí)施建議的更新，最好的軟件就會(huì)自動(dòng)更新以跟上最新的法規(guī)。云軟件將更新，無(wú)需您執(zhí)行任何操作。

不要忘記這里的自動(dòng)化。就像其他管理員一樣，手動(dòng)將您的銀行交易與您的會(huì)計(jì)行核對(duì)是耗時(shí)、勞動(dòng)密集型的并且容易出現(xiàn)人為錯(cuò)誤。

通過(guò)自動(dòng)化這個(gè)過(guò)程，您將減少交易發(fā)生和交易出現(xiàn)在您的會(huì)計(jì)軟件中之間的延遲。

這意味著您將獲得最新、準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)狀況圖。

6. 實(shí)施自動(dòng)銀行提要并設(shè)置規(guī)則

準(zhǔn)確及時(shí)地了解您的企業(yè)財(cái)務(wù)狀況并節(jié)省數(shù)小時(shí)的手動(dòng)對(duì)賬，這不是很好嗎？

將您的會(huì)計(jì)軟件直接連接到您的商業(yè)銀行帳戶意味著無(wú)需再次輸入付款或收據(jù)。

您的銀行交易將安全、自動(dòng)地流入您的賬戶。您只需確認(rèn)要發(fā)布的內(nèi)容即可。

您可以設(shè)置銀行規(guī)則來(lái)幫助對(duì)您的收入和支出進(jìn)行分類，并將銀行交易與發(fā)票相匹配，而無(wú)需花費(fèi)數(shù)小時(shí)梳理您的銀行數(shù)據(jù)。

如果出現(xiàn)潛在錯(cuò)誤，例如支付的金額與發(fā)票上指定的金額不符，您的會(huì)計(jì)解決方案也可以突出顯示，因此您可以比以往更快地識(shí)別和解決問(wèn)題。

如果您的企業(yè)不使用銀行對(duì)賬，您將無(wú)法有效地利用員工的時(shí)間。

結(jié)論

企業(yè)需要對(duì)企業(yè)開放——在不止一種意義上。在公司內(nèi)部建立一種開放的理念，讓正確的數(shù)據(jù)可以在正確的人之間共享，這是促進(jìn)公司成長(zhǎng)和進(jìn)步的一種方式。

技術(shù)可能只是其中的一部分，但它是重要的一部分。確保您擁有最好的工具供您使用并不難，也不一定很昂貴。

它只需要一種心態(tài)，即您始終希望改善您的業(yè)務(wù)并準(zhǔn)備檢查實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的選項(xiàng)。

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