機器人流程自動化 (RPA) 可能聽起來令人生畏和不祥，但實際上，對于傳統(tǒng)上耗時的任務來說，它是一種非常實用的解決方案。RPA 工具的目的是使流程自動化，這些流程總是需要人來實際執(zhí)行任務，但不一定需要戰(zhàn)略思維。

RPA 不一定是一個新概念。在 2000 年代初期，人們探索了人工智能 (AI)、工作流自動化和屏幕抓取等新興技術，以減少花在簡單任務上的時間。這些技術的結合讓位于 RPA——一種更有效的自動化方法。

RPA 代表什么？

RPA 代表“機器人過程自動化”。但是，如果部署得當，它絕不是機器人。賣家已經添加并將繼續(xù)添加機器學習、自然語言處理 (NLP) 和流程挖掘等高級功能，以簡化自動化流程。

存在哪些類型的機器人過程自動化 (RPA) 軟件？

RPA 有幾種不同的類型和用例，但每一種都有助于組織簡化業(yè)務。盡管所有這些工具都使流程自動化，但它們在自動化操作必須如何動手方面有所不同。

有人值守自動化

有人值守自動化的目標是可以通過軟件機器人增強但仍需要以一種或另一種方式進行人工干預的任務。在有人值守的自動化實例中，用戶在執(zhí)行正常任務時會在后臺運行機器人；然而，機器人是由人類行為觸發(fā)的，并與人類員工合作。機器人執(zhí)行的這些操作有助于簡化人類的工作流程，使他們能夠更多地專注于手頭的關鍵戰(zhàn)略任務。這可以包括通過電話協(xié)助客戶或創(chuàng)建財務報告，以及許多其他用途。

無人值守自動化

在不需要人工干預的過程中使用無人值守的自動化。企業(yè)可以部署機器人來運行特定功能，而無需支付員工執(zhí)行任務的費用，并確保不會出現人為錯誤而導致整個流程中斷。無人值守的機器人由 RPA 軟件的管理員安排，并且基本上不會被公司員工注意到。一些通常由無人值守的機器人自動化的流程包括生成財務報告或費力的數據輸入。

RPA 軟件可以促進機器人本身的創(chuàng)建、機器人最終將執(zhí)行的工作流程和流程，以及這些機器人的管理和部署。在 RPA 工具的這三個領域中，有許多共同特征：

拖放式工作流程：許多 RPA 解決方案允許用戶使用拖放式可視化編輯器構建工作流程。無需為機器人執(zhí)行編碼操作。這有利于沒有高技術背景的管理員。相反，他們可以創(chuàng)建類似流程圖的可視化，概述最終將由機器人執(zhí)行的流程中的每個步驟。

工作流記錄： RPA 工具幫助簡化流程構建的另一種方式是允許用戶記錄自己執(zhí)行的手動任務。軟件機器人可以模仿用戶執(zhí)行的確切動作并執(zhí)行通常由人類員工執(zhí)行的可重復任務。

預建模板：為了讓 RPA 開發(fā)人員和管理員更輕松，許多工具都提供預建工作流模板，以便用戶可以快速有效地構建流程以供機器人執(zhí)行。這些模板是拖放和工作流記錄環(huán)境的一部分，以確保用戶的簡單性。

計算機視覺：大多數 RPA 供應商都在其工具中嵌入了人工智能和機器學習功能。這些深度學習功能可能包括計算機視覺，它可以通過光學字符識別 (OCR)幫助識別文檔??中的圖像和文字。此功能很重要，因為它允許系統(tǒng)“查看”和理解文檔。

自然語言理解 (NLU)：其他機器學習能力包括 NLU，它是 NLP 的一個子集。借助此功能，該軟件可以閱讀和“理解”單詞，并利用這些知識更智能地自動化流程。例如，媒體組織可以使用這些 NLU 功能來檢測記者工作中的拼寫錯誤。如果檢測到拼寫錯誤，它可以將作品發(fā)送給編輯。如果沒有檢測到拼寫錯誤，它可以將工作發(fā)送給出版部門。

集成：公司經常使用 RPA 工具在其他類型的業(yè)務應用程序中執(zhí)行任務，包括 CRM、ERP 系統(tǒng)和會計軟件等等。與這些系統(tǒng)集成和協(xié)同工作的能力是 RPA 軟件的一個重要特性。

機器人調度：能夠提前安排機器人部署是 RPA 軟件的一個關鍵特性。用戶可以通過使用觸發(fā)器（例如事件的時間或特定的人工操作）來設置機器人來啟動流程。

分析：不僅機器人的部署和調度很重要，而且能夠跟蹤機器人的性能是 RPA 軟件的一個關鍵方面。許多 RPA 解決方案提供分析和儀表板，以確保機器人正確有效地執(zhí)行流程。

許多機器人過程自動化軟件工具還將提供以下功能：

• 自定義自動化功能
• 數據和產品安全能力
• 可擴展性能力
• 機器學習能力
• OCR 功能
• 自然語言處理能力

使用 RPA 工具的原因有很多，但主要原因是公司可以節(jié)省時間和資源，讓員工騰出時間來執(zhí)行更具戰(zhàn)略意義的業(yè)務關鍵任務。自動化正在成為整體數字化轉型的一個關鍵方面，RPA 軟件能夠為企業(yè)簡化流程自動化。通過部署機器人來快速執(zhí)行重復性任務，公司可以優(yōu)先考慮需要人力的工作和項目。

自動化軟件對于手動、耗時的任務最有價值，例如數據輸入可能需要數小時的時間和數百次點擊計算機才能讓人類員工完成。部署在 RPA 工具中的機器人可以在人類的一小部分時間內執(zhí)行這些費力的任務。這不僅可以節(jié)省企業(yè)員工的時間，還可以通過不必支付人工費用來節(jié)省他們的錢。

此外，RPA 機器人可以在執(zhí)行某些任務時減少人為錯誤。例如，在根據總賬數據生成財務報告時，確保精確的準確性至關重要。即使輸入了一個錯誤的數字，也會導致預算編制和預測預測失敗，并誤導利益相關者。通過利用 RPA 軟件，用戶可以確保將人為錯誤完全排除在此過程之外，并消除這種特殊風險。一個重要的注意事項——RPA 軟件不能替代企業(yè)的 IT 基礎設施。相反，RPA 位于頂部并作為現有系統(tǒng)的補充。

效率：在任何業(yè)務中，流程通常會發(fā)展為包括多人和多個步驟。盡管人類可以共同努力改進這些流程，但 RPA 可以幫助提高它們的效率。例如，人力資源專業(yè)人員經常需要上傳新員工的身份證明文件。然后他們可能需要從這些文檔中復制信息并將其輸入到人力資源管理系統(tǒng)中。這位 HR 員工可以使用 RPA 來刪除步驟并使這更容易。在這種情況下，他們需要做的就是上傳相關文件，機器人可以繼續(xù)將信息輸入到各種系統(tǒng)和程序中。

準確性：與人類一樣聰明和有能力，他們也會犯錯誤。如果訓練得當，RPA 機器人可以完美地模仿人類行為。也就是說，如果一個人允許 RPA 軟件捕獲他的屏幕和點擊，機器人隨后可以復制該動作并無限重復它。另一方面也應該考慮這一點：如果 RPA 軟件在糟糕的流程上訓練不佳，機器人也會復制這個，導致重復糟糕的工作。

投資回報 (ROI)： RPA 軟件是一種簡化工作的工具，如果操作正確，可以減少錯誤。因此，它可以具有巨大的投資回報率。改進的工作導致改進的結果，這很容易導致收入增加。應該指出的是，圍繞這一點存在倫理考慮。也就是說，公司應該在多大程度上重組他們的業(yè)務，部署 RPA 機器人而不是人類員工？

傳統(tǒng)上，中型市場和企業(yè)規(guī)模的公司使用 RPA 工具。較大的公司往往有更多孤立的部門，當需要整合重復的業(yè)務操作以提高效率時，RPA 軟件是一個簡單的解決方案。然而，小型企業(yè)也可以從 RPA 技術中獲益，畢竟它們也有重復的流程。

在公司內部，運營和 IT 管理員甚至 CIO 經常使用 RPA 工具，但實際上可以擴展到任何需要自動化業(yè)務流程的部門。一些公司可能有專門的業(yè)務分析師或流程主管，以確保盡可能簡化內部流程。以下是一些特定于部門的示例：

人力資源 (HR)：業(yè)務管理中最令人厭煩的任務之一是采購流程，或計劃、監(jiān)控和采購商品或服務的流程。使用 RPA 軟件，企業(yè)可以自動化許多與采購相關的管理任務。例如，可以部署機器人來監(jiān)控庫存水平并在庫存低時觸發(fā)響應。在發(fā)票處理上花費太多時間？使用具有 OCR 功能的 RPA，機器人可以準確地掃描和提取發(fā)票數據并將其發(fā)布到會計系統(tǒng)。

銷售： RPA 軟件可以幫助自動化銷售團隊執(zhí)行的操作，特別是在合同創(chuàng)建和批準方面。許多 RPA 工具提供專為創(chuàng)建合同而構建的文檔管理功能。一旦銷售代表說服潛在客戶購買，工作流程的下一步就是發(fā)送合同。

供應鏈：一旦交易完成，工作流程的下一步可能是運送購買的商品。如果簽署了文件，RPA 軟件可以幫助下達客戶購買的確切訂單。這就是該工具從使用企業(yè)的CRM 軟件到使用他們的供應鏈軟件的地方。訂單會自動輸入公司的ERP系統(tǒng)，然后制造和運輸貨物。

會計：現在貨物已經發(fā)貨和收貨，會計部門需要記錄貨物的確切交換情況（即發(fā)貨了多少，他們?yōu)榇酥Ц读硕嗌馘X等）?？梢允褂?RPA 軟件將此信息輸入到會計系統(tǒng)中。

RPA 可以輕松地與企業(yè)的會計軟件集成。這種集成的好處之一是更快的發(fā)票處理。首先，將使用 OCR 部署機器人來掃描和提取發(fā)票中的結構化數據。然后，他們將在模板中組裝數據并通過 ERP 系統(tǒng)運行以驗證發(fā)票。無效的發(fā)票將被存檔，以供人工操作員發(fā)回給客戶。

RPA 技術旨在為非開發(fā)人員提供簡單的使用和培訓，RPA 公司在每個版本都進行了改進，以允許盡可能輕松地完成更多的任務。話雖如此，RPA 的難度幾乎完全取決于您公司所依賴的現有系統(tǒng)，以及您希望使用 RPA 實現自動化的任務和流程的復雜性。雖然大多數任務都可以通過簡單的屏幕錄制來訓練，但每個業(yè)務都需要更多定制的解決方案，需要更復雜的邏輯或編程來完成。

RPA 軟件的替代品可以部分或完全替代此類軟件：

業(yè)務流程管理 (BPM) 軟件：RPA 軟件和 BPM 軟件都可以由企業(yè)同時實施，以執(zhí)行不同的流程自動化功能。但是，企業(yè)也可能決定選擇其中一個。BPM 軟件已經存在了一段時間，用于分析非常高水平的流程，而 RPA 工具執(zhí)行這些流程。用戶甚至可以使用 BPM 工具來概述和集體討論跨團隊和部門的流程，然后實施 RPA 工具來執(zhí)行這些任務。

與機器人過程自動化 (RPA) 軟件相關的軟件

可與 RPA 軟件一起使用的相關解決方案包括：

流程挖掘軟件：雖然 RPA 代替人工執(zhí)行工作流程和流程，但流程挖掘軟件會監(jiān)控這些流程，以確保不會跳過或繞過步驟。此外，它可以幫助運營領導者和 RPA 管理員更好地了解流程中的每個獨特步驟。它可以幫助識別整個流程中的差距或漏洞，并在必要時進行簡化。許多 RPA 工具包括流程挖掘功能，有助于評估哪些流程最適合自動化。

業(yè)務流程模擬軟件：與流程挖掘類似，業(yè)務流程模擬軟件允許企業(yè)評估業(yè)務流程。該軟件為模擬這些過程提供了更強大的工具，并專注于測試和驗證假設場景。它提供了用于創(chuàng)建模型以及可視化模型和結果的工具。它通常由希望更好地了解公司業(yè)務流程的高管、經理和外部顧問使用。顧問也可以使用它來幫助公司。

軟件解決方案可能會帶來一系列挑戰(zhàn)。必須始終牢記，與任何其他數字化轉型或自動化解決方案一樣，RPA 并不是靈丹妙藥。因此，請牢記這些陷阱和問題：

集成：RPA 軟件用戶應該注意的一個問題是 RPA 工具可以與之集成以自動化流程的軟件類型。通常，公司會在 ERP 系統(tǒng)、聯絡中心基礎設施工具或會計軟件以及許多其他類型的軟件之上部署 RPA 工具。如果企業(yè)希望在其中實現流程自動化的軟件與他們選擇的 RPA 工具不兼容，那么購買該特定產品就沒有意義。

兼容性：買家應盡可能確保 RPA 解決方案可以在 Windows 或 MacOS 或他們可能在其業(yè)務中運行的任何其他操作系統(tǒng)上運行。許多 RPA 工具與平臺無關，可以跨許多不同的軟件供應商工作；但是，最好在購買 RPA 軟件時仔細檢查。

意外成本：與任何軟件解決方案一樣，重要的是要考慮所涉及的所有潛在成本。使用 RPA 軟件，用戶可能會發(fā)現他們最終花費的錢比他們想象的要多。例如，在購買之后，他們可能隨后決定購買流程挖掘軟件或外部顧問，以便正確確定要自動化的正確流程。

每個行業(yè)都可以以某種方式從 RPA 軟件和實施自動化策略中受益。以下是 RPA 帶來回報的五個行業(yè)示例：

醫(yī)療保健：在醫(yī)院輪班可能會讓人身心俱疲，而醫(yī)療技術人員最不需要的就是堅持重復性的、低優(yōu)先級的任務。RPA 軟件可以輕松更新醫(yī)療記錄、自動化訂單輸入、決策支持和索賠處理。這可以為醫(yī)療技術人員騰出時間，讓他們全天完成更多工作。

金融：準確的信用評分和欺詐檢測是金融服務行業(yè)中一些較為乏味但必要的任務。幸運的是，可以同時部署許多機器人來梳理賬戶和交易數據以檢測欺詐行為。在銀行業(yè)，RPA 軟件通過自動關閉賬戶、取消直接借記、審計報告等，成功地減少了對昂貴的人工分析師的需求。

電信：電信公司一直在尋求改進他們的流程，并為他們的客戶帶來最好和最快的服務。因此，RPA 可以幫助他們簡化工作。例如，它可以幫助減少員工在數據輸入上花費的時間?？蛻艨梢詫⑺麄兊男畔⑤斎氲骄W絡提供商的網站上。在幾乎沒有人為反饋的情況下，這些信息可以輸入到各種系統(tǒng)中，例如 CRM、電子郵件營銷軟件等。此外，借助 NLU 功能，RPA 機器人可以智能地理解來自客戶的反饋，并根據該反饋發(fā)送響應。

機器人過程自動化 (RPA) 軟件的需求收集 (RFI/RFP)

在尋求部署 RPA 解決方案時，從頭開始很重要。換句話說，企業(yè)應該從對業(yè)務流程進行概述開始。如果一家公司剛剛開始并希望購買他們的第一個 RPA 軟件，或者企業(yè)處于購買過程中的任何地方，SaaSBase可以幫助選擇最佳選擇。如上所述，還應考慮與 RPA 一起部署的相關和輔助軟件和服務，例如流程挖掘軟件或 RPA 咨詢服務。

全面了解業(yè)務系統(tǒng)和流程將有助于企業(yè)識別痛點。這將幫助他們確定要購買的軟件（例如，它是否可以有效地處理業(yè)務流程）并制定購買標準。精心創(chuàng)建的清單可以幫助確定必要且值得擁有的功能，例如功能、預算、集成、用戶數量、安全要求、云或本地解決方案等。

信息請求 (RFI) 可能很有用，尤其是在部署規(guī)模和范圍很大的情況下。通過制作這個，企業(yè)可以很好地從賣家那里收集信息。根據部署的范圍，生成 RFI 可能會有所幫助，這是一個包含幾個要點的單頁列表，描述 RPA 軟件所需的內容。

比較機器人過程自動化 (RPA) 軟件產品

創(chuàng)建一個長列表

評估供應商應該從一長串列表開始，這將有助于確定給定的解決方案是否合適。購買者應該創(chuàng)建一個廣泛的工具列表，以符合他們的業(yè)務目標。為了有一個公平的競爭環(huán)境，向每個賣家提出相同的問題是很重要的。

創(chuàng)建一個簡短的列表

接下來，應該進行削減。通過有針對性的問題、演示和試驗，一個人可以從一個長列表變成一個短列表。盡管這對于每個業(yè)務和用例都會有所不同，但三到五個產品通常是一個不錯的數字。有了這個列表，企業(yè)可以生成一個矩陣來比較各種解決方案的功能和定價。

進行演示

為確保比較徹底，用戶應使用相同的用例和數據集演示短列表中的每個解決方案。這將使企業(yè)能夠以類似的方式進行評估，并了解每個供應商如何在競爭中脫穎而出。

機器人過程自動化 (RPA) 軟件的選擇

選擇一個選擇團隊

在開始之前，創(chuàng)建一個能夠在從識別痛點到實施的整個過程中通力合作的成功團隊至關重要。軟件選擇團隊應由組織中具有適當興趣、技能和時間參與此過程的成員組成。一個好的起點是針對擔任主要決策者、項目經理、流程所有者、系統(tǒng)所有者或人員配備主題專家等角色的三到五個人，以及技術主管、IT 管理員或安全管理員. 在較小的公司中，供應商選擇團隊可能更小，參與多項任務的參與者更少，承擔的責任也更多。

談判

僅僅因為某些東西寫在公司的定價頁面上，并不意味著它是固定的（盡管有些公司不會讓步）。就定價和許可展開對話勢在必行。例如，供應商可能愿意為多年合同或向他人推薦產品提供折扣。

最終決定

在此階段之后，在全力以赴之前，建議推出一個試運行或試點計劃，以測試小樣本用戶的采用情況。如果該工具使用良好且受到好評，買家可以確信選擇是正確的。如果沒有，可能是時候回到繪圖板了。

通常，RPA 軟件需要許可證（按年或按月定價）。此外，人們通常會為每個機器人支付額外費用，無人值守的機器人比有人值守的機器人更昂貴。

投資回報率 (ROI)

由于 RPA 將經常取代人類的任務（或他們的工作），因此必須分析和比較部署機器人與讓人類執(zhí)行相同任務的成本。盡管軟件對公司底線的影響程度是成功的關鍵指標，但它不應該是唯一的指標。還必須調查道德投資回報率，否則工作崗位將產生道德影響。

機器人過程自動化 (RPA) 軟件是如何實施的？

機器人的部署成本通常很低，而且正如我們之前所了解的，由于不需要深入的軟件知識，它們對任務的編程非常簡單。但是，與任何軟件一樣，始終建議在必要時讓人工操作員在場進行干預和故障排除。RPA 軟件也是如此，尤其是在處理大規(guī)模自動化時。為了確定哪些流程應該自動化，可以使用流程挖掘（可以包含在 RPA 軟件中）或外部顧問。

誰負責機器人過程自動化 (RPA) 軟件實施？

盡管某些 RPA 解決方案需要大量 IT 支持，但大多數解決方案都可以由業(yè)務領導者直接部署。這些業(yè)務領導者將對他們團隊的流程有最好的了解。對于更復雜的部署，可能需要 IT 團隊的支持。IT 團隊也可能參與安全方面的工作。由于 RPA 軟件可以訪問最敏感的信息，因此 IT 可能會參與其中以測試軟件的安全性。

機器人過程自動化 (RPA) 軟件的實施過程是什么樣的？

不要跳入深淵。當人們試圖自動化他們的流程時，首先要對這些流程進行深入分析。它不需要從昂貴的軟件或外部團隊開始。它可以從筆和紙或白板、數字或其他方式開始。公司或團隊可以查明最破碎的流程或自動化成熟的流程，例如最重復的流程。只有經過這些艱苦的工作，才能開始真正的自動化。

何時應該實施機器人流程自動化 (RPA) 軟件？

許多解決方案提供免費試用，可用于測試技術的有效性。這可以幫助企業(yè)確定解決方案是否適合他們。如果已決定部署 RPA，關鍵是它不會被孤立在一個部門中，否則它的部署可能會導致流程進一步復雜化和混亂。

雖然編程技能不是使用 RPA 技術的必要先決條件，但它們可以通過彌合人工流程和計算機語言之間的差距來幫助培訓一些更高級的功能。給定 RPA 軟件解決方案使用的特定編程語言取決于構建應用程序的基礎語言，但一些更常見的語言包括：Java、Python、C++、C#、Visual Basic 以及 SQL 和 JavaScript。您需要的語言取決于要執(zhí)行的任務類型和 RPA 軟件的基本語言。

人工智能 (AI)

RPA 供應商正在努力在他們的解決方案中實施人工智能和機器學習的元素，以使機器人能夠學習和更好地理解它們正在執(zhí)行的功能。然而，大多數 RPA 解決方案已經使用某種形式的計算機視覺（圖像識別）或 NLP 來執(zhí)行他們的任務。

這些 AI 功能允許 RPA 工具直觀地觀察流程并自行執(zhí)行，無需人工干預。與大多數 AI 計劃一樣，RPA 軟件中的用例相對原始。然而，要實現真正的自動化，這兩種技術需要無縫協(xié)作。這將幫助企業(yè)進行整體數字化轉型。

過程挖掘

如前所述，RPA 的起點必須是流程本身。因此，越來越多的 RPA 參與者要么與他們合作，要么將（通過收購或開發(fā)）流程挖掘功能整合到他們的軟件中。這有助于買家以最優(yōu)化的方式使用軟件，因為他們被引導自動化具有最高自動化潛力的流程。這對賣家也有好處，因為他們可以幫助客戶自動化的流程越多，他們可以獲得的錢就越多。

盡管 RPA 軟件可以成為自動化公司最繁瑣流程并節(jié)省員工時間的寶貴工具，但它并非沒有風險。使用 RPA 工具需要注意的第一個風險是對該工具的初始假設和期望——許多公司將 RPA 視為一種能夠執(zhí)行任何功能的神奇解決方案，有時假設它可以取代整個團隊的人員。一家公司。這種方法可能導致公司領導者失望，工具的投資回報率低，甚至導致企業(yè)失去頂尖人才和機構知識。為了降低這種風險，采用 RPA 的公司應該從小處著手，只自動化一些關鍵流程，對工具可以完成的工作抱有現實的期望，并花時間計劃執(zhí)行當前流程的團隊將如何適應他們在 RPA 后新修改的功能。實施 RPA 不應僅僅通過減少全職員工 (FTE) 來降低成本，而應將其用作讓這些 FTE 專注于其角色的戰(zhàn)略和創(chuàng)造性方面的一種方式。

RPA 的第二個固有挑戰(zhàn)是向團隊提供清晰的溝通，說明他們曾經擁有（并已轉移到 RPA）的職責，而不是他們仍然與 RPA 一起承擔的職責。這一挑戰(zhàn)在首次采用 RPA 時出現，而且在 RPA 工具已接受培訓的底層軟件和系統(tǒng)的更改期間也出現。使用 RPA 可能意味著這些核心業(yè)務流程對非技術領導者和經理來說變得不那么透明，而使用 RPA 來完成這些任務的企業(yè)通常需要專家來確定在切換到新系統(tǒng)或工具時出了什么問題。隨著 RPA 解決方案的復雜性和范圍的增加，風險也在增加。

雖然存在與 RPA 相關的風險，但大多數公司從流程自動化中獲得的價值遠大于上述場景所帶來的風險，但是通過了解使用 RPA 的風險，并為貴公司的領導和執(zhí)行團隊、您的業(yè)務設定明確和現實的期望將更有可能從機器人過程自動化所提供的驚人好處中受益。