機器人流程自動化 (RPA) 可能聽起來令人生畏和不祥，但實際上，對于傳統(tǒng)上耗時的任務(wù)來說，它是一種非常實用的解決方案。RPA 工具的目的是使流程自動化，這些流程總是需要人來實際執(zhí)行任務(wù)，但不一定需要戰(zhàn)略思維。

RPA 不一定是一個新概念。在 2000 年代初期，人們探索了人工智能 (AI)、工作流自動化和屏幕抓取等新興技術(shù)，以減少花在簡單任務(wù)上的時間。這些技術(shù)的結(jié)合讓位于 RPA——一種更有效的自動化方法。

RPA 代表什么？

RPA 代表“機器人過程自動化”。但是，如果部署得當(dāng)，它絕不是機器人。賣家已經(jīng)添加并將繼續(xù)添加機器學(xué)習(xí)、自然語言處理 (NLP) 和流程挖掘等高級功能，以簡化自動化流程。

存在哪些類型的機器人過程自動化 (RPA) 軟件？

RPA 有幾種不同的類型和用例，但每一種都有助于組織簡化業(yè)務(wù)。盡管所有這些工具都使流程自動化，但它們在自動化操作必須如何動手方面有所不同。

有人值守自動化

有人值守自動化的目標是可以通過軟件機器人增強但仍需要以一種或另一種方式進行人工干預(yù)的任務(wù)。在有人值守的自動化實例中，用戶在執(zhí)行正常任務(wù)時會在后臺運行機器人；然而，機器人是由人類行為觸發(fā)的，并與人類員工合作。機器人執(zhí)行的這些操作有助于簡化人類的工作流程，使他們能夠更多地專注于手頭的關(guān)鍵戰(zhàn)略任務(wù)。這可以包括通過電話協(xié)助客戶或創(chuàng)建財務(wù)報告，以及許多其他用途。

無人值守自動化

在不需要人工干預(yù)的過程中使用無人值守的自動化。企業(yè)可以部署機器人來運行特定功能，而無需支付員工執(zhí)行任務(wù)的費用，并確保不會出現(xiàn)人為錯誤而導(dǎo)致整個流程中斷。無人值守的機器人由 RPA 軟件的管理員安排，并且基本上不會被公司員工注意到。一些通常由無人值守的機器人自動化的流程包括生成財務(wù)報告或費力的數(shù)據(jù)輸入。

RPA 軟件可以促進機器人本身的創(chuàng)建、機器人最終將執(zhí)行的工作流程和流程，以及這些機器人的管理和部署。在 RPA 工具的這三個領(lǐng)域中，有許多共同特征：

拖放式工作流程：許多 RPA 解決方案允許用戶使用拖放式可視化編輯器構(gòu)建工作流程。無需為機器人執(zhí)行編碼操作。這有利于沒有高技術(shù)背景的管理員。相反，他們可以創(chuàng)建類似流程圖的可視化，概述最終將由機器人執(zhí)行的流程中的每個步驟。

工作流記錄： RPA 工具幫助簡化流程構(gòu)建的另一種方式是允許用戶記錄自己執(zhí)行的手動任務(wù)。軟件機器人可以模仿用戶執(zhí)行的確切動作并執(zhí)行通常由人類員工執(zhí)行的可重復(fù)任務(wù)。

預(yù)建模板：為了讓 RPA 開發(fā)人員和管理員更輕松，許多工具都提供預(yù)建工作流模板，以便用戶可以快速有效地構(gòu)建流程以供機器人執(zhí)行。這些模板是拖放和工作流記錄環(huán)境的一部分，以確保用戶的簡單性。

計算機視覺：大多數(shù) RPA 供應(yīng)商都在其工具中嵌入了人工智能和機器學(xué)習(xí)功能。這些深度學(xué)習(xí)功能可能包括計算機視覺，它可以通過光學(xué)字符識別 (OCR)幫助識別文檔??中的圖像和文字。此功能很重要，因為它允許系統(tǒng)“查看”和理解文檔。

自然語言理解 (NLU)：其他機器學(xué)習(xí)能力包括 NLU，它是 NLP 的一個子集。借助此功能，該軟件可以閱讀和“理解”單詞，并利用這些知識更智能地自動化流程。例如，媒體組織可以使用這些 NLU 功能來檢測記者工作中的拼寫錯誤。如果檢測到拼寫錯誤，它可以將作品發(fā)送給編輯。如果沒有檢測到拼寫錯誤，它可以將工作發(fā)送給出版部門。

集成：公司經(jīng)常使用 RPA 工具在其他類型的業(yè)務(wù)應(yīng)用程序中執(zhí)行任務(wù)，包括 CRM、ERP 系統(tǒng)和會計軟件等等。與這些系統(tǒng)集成和協(xié)同工作的能力是 RPA 軟件的一個重要特性。

機器人調(diào)度：能夠提前安排機器人部署是 RPA 軟件的一個關(guān)鍵特性。用戶可以通過使用觸發(fā)器（例如事件的時間或特定的人工操作）來設(shè)置機器人來啟動流程。

分析：不僅機器人的部署和調(diào)度很重要，而且能夠跟蹤機器人的性能是 RPA 軟件的一個關(guān)鍵方面。許多 RPA 解決方案提供分析和儀表板，以確保機器人正確有效地執(zhí)行流程。

許多機器人過程自動化軟件工具還將提供以下功能：

• 自定義自動化功能
• 數(shù)據(jù)和產(chǎn)品安全能力
• 可擴展性能力
• 機器學(xué)習(xí)能力
• OCR 功能
• 自然語言處理能力

使用 RPA 工具的原因有很多，但主要原因是公司可以節(jié)省時間和資源，讓員工騰出時間來執(zhí)行更具戰(zhàn)略意義的業(yè)務(wù)關(guān)鍵任務(wù)。自動化正在成為整體數(shù)字化轉(zhuǎn)型的一個關(guān)鍵方面，RPA 軟件能夠為企業(yè)簡化流程自動化。通過部署機器人來快速執(zhí)行重復(fù)性任務(wù)，公司可以優(yōu)先考慮需要人力的工作和項目。

自動化軟件對于手動、耗時的任務(wù)最有價值，例如數(shù)據(jù)輸入可能需要數(shù)小時的時間和數(shù)百次點擊計算機才能讓人類員工完成。部署在 RPA 工具中的機器人可以在人類的一小部分時間內(nèi)執(zhí)行這些費力的任務(wù)。這不僅可以節(jié)省企業(yè)員工的時間，還可以通過不必支付人工費用來節(jié)省他們的錢。

此外，RPA 機器人可以在執(zhí)行某些任務(wù)時減少人為錯誤。例如，在根據(jù)總賬數(shù)據(jù)生成財務(wù)報告時，確保精確的準確性至關(guān)重要。即使輸入了一個錯誤的數(shù)字，也會導(dǎo)致預(yù)算編制和預(yù)測預(yù)測失敗，并誤導(dǎo)利益相關(guān)者。通過利用 RPA 軟件，用戶可以確保將人為錯誤完全排除在此過程之外，并消除這種特殊風(fēng)險。一個重要的注意事項——RPA 軟件不能替代企業(yè)的 IT 基礎(chǔ)設(shè)施。相反，RPA 位于頂部并作為現(xiàn)有系統(tǒng)的補充。

效率：在任何業(yè)務(wù)中，流程通常會發(fā)展為包括多人和多個步驟。盡管人類可以共同努力改進這些流程，但 RPA 可以幫助提高它們的效率。例如，人力資源專業(yè)人員經(jīng)常需要上傳新員工的身份證明文件。然后他們可能需要從這些文檔中復(fù)制信息并將其輸入到人力資源管理系統(tǒng)中。這位 HR 員工可以使用 RPA 來刪除步驟并使這更容易。在這種情況下，他們需要做的就是上傳相關(guān)文件，機器人可以繼續(xù)將信息輸入到各種系統(tǒng)和程序中。

準確性：與人類一樣聰明和有能力，他們也會犯錯誤。如果訓(xùn)練得當(dāng)，RPA 機器人可以完美地模仿人類行為。也就是說，如果一個人允許 RPA 軟件捕獲他的屏幕和點擊，機器人隨后可以復(fù)制該動作并無限重復(fù)它。另一方面也應(yīng)該考慮這一點：如果 RPA 軟件在糟糕的流程上訓(xùn)練不佳，機器人也會復(fù)制這個，導(dǎo)致重復(fù)糟糕的工作。

投資回報 (ROI)： RPA 軟件是一種簡化工作的工具，如果操作正確，可以減少錯誤。因此，它可以具有巨大的投資回報率。改進的工作導(dǎo)致改進的結(jié)果，這很容易導(dǎo)致收入增加。應(yīng)該指出的是，圍繞這一點存在倫理考慮。也就是說，公司應(yīng)該在多大程度上重組他們的業(yè)務(wù)，部署 RPA 機器人而不是人類員工？

傳統(tǒng)上，中型市場和企業(yè)規(guī)模的公司使用 RPA 工具。較大的公司往往有更多孤立的部門，當(dāng)需要整合重復(fù)的業(yè)務(wù)操作以提高效率時，RPA 軟件是一個簡單的解決方案。然而，小型企業(yè)也可以從 RPA 技術(shù)中獲益，畢竟它們也有重復(fù)的流程。

在公司內(nèi)部，運營和 IT 管理員甚至 CIO 經(jīng)常使用 RPA 工具，但實際上可以擴展到任何需要自動化業(yè)務(wù)流程的部門。一些公司可能有專門的業(yè)務(wù)分析師或流程主管，以確保盡可能簡化內(nèi)部流程。以下是一些特定于部門的示例：

人力資源 (HR)：業(yè)務(wù)管理中最令人厭煩的任務(wù)之一是采購流程，或計劃、監(jiān)控和采購商品或服務(wù)的流程。使用 RPA 軟件，企業(yè)可以自動化許多與采購相關(guān)的管理任務(wù)。例如，可以部署機器人來監(jiān)控庫存水平并在庫存低時觸發(fā)響應(yīng)。在發(fā)票處理上花費太多時間？使用具有 OCR 功能的 RPA，機器人可以準確地掃描和提取發(fā)票數(shù)據(jù)并將其發(fā)布到會計系統(tǒng)。

銷售： RPA 軟件可以幫助自動化銷售團隊執(zhí)行的操作，特別是在合同創(chuàng)建和批準方面。許多 RPA 工具提供專為創(chuàng)建合同而構(gòu)建的文檔管理功能。一旦銷售代表說服潛在客戶購買，工作流程的下一步就是發(fā)送合同。

供應(yīng)鏈：一旦交易完成，工作流程的下一步可能是運送購買的商品。如果簽署了文件，RPA 軟件可以幫助下達客戶購買的確切訂單。這就是該工具從使用企業(yè)的CRM 軟件到使用他們的供應(yīng)鏈軟件的地方。訂單會自動輸入公司的ERP系統(tǒng)，然后制造和運輸貨物。

會計：現(xiàn)在貨物已經(jīng)發(fā)貨和收貨，會計部門需要記錄貨物的確切交換情況（即發(fā)貨了多少，他們?yōu)榇酥Ц读硕嗌馘X等）。可以使用 RPA 軟件將此信息輸入到會計系統(tǒng)中。

RPA 可以輕松地與企業(yè)的會計軟件集成。這種集成的好處之一是更快的發(fā)票處理。首先，將使用 OCR 部署機器人來掃描和提取發(fā)票中的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。然后，他們將在模板中組裝數(shù)據(jù)并通過 ERP 系統(tǒng)運行以驗證發(fā)票。無效的發(fā)票將被存檔，以供人工操作員發(fā)回給客戶。

RPA 技術(shù)旨在為非開發(fā)人員提供簡單的使用和培訓(xùn)，RPA 公司在每個版本都進行了改進，以允許盡可能輕松地完成更多的任務(wù)。話雖如此，RPA 的難度幾乎完全取決于您公司所依賴的現(xiàn)有系統(tǒng)，以及您希望使用 RPA 實現(xiàn)自動化的任務(wù)和流程的復(fù)雜性。雖然大多數(shù)任務(wù)都可以通過簡單的屏幕錄制來訓(xùn)練，但每個業(yè)務(wù)都需要更多定制的解決方案，需要更復(fù)雜的邏輯或編程來完成。

RPA 軟件的替代品可以部分或完全替代此類軟件：

業(yè)務(wù)流程管理 (BPM) 軟件：RPA 軟件和 BPM 軟件都可以由企業(yè)同時實施，以執(zhí)行不同的流程自動化功能。但是，企業(yè)也可能決定選擇其中一個。BPM 軟件已經(jīng)存在了一段時間，用于分析非常高水平的流程，而 RPA 工具執(zhí)行這些流程。用戶甚至可以使用 BPM 工具來概述和集體討論跨團隊和部門的流程，然后實施 RPA 工具來執(zhí)行這些任務(wù)。

與機器人過程自動化 (RPA) 軟件相關(guān)的軟件

可與 RPA 軟件一起使用的相關(guān)解決方案包括：

流程挖掘軟件：雖然 RPA 代替人工執(zhí)行工作流程和流程，但流程挖掘軟件會監(jiān)控這些流程，以確保不會跳過或繞過步驟。此外，它可以幫助運營領(lǐng)導(dǎo)者和 RPA 管理員更好地了解流程中的每個獨特步驟。它可以幫助識別整個流程中的差距或漏洞，并在必要時進行簡化。許多 RPA 工具包括流程挖掘功能，有助于評估哪些流程最適合自動化。

業(yè)務(wù)流程模擬軟件：與流程挖掘類似，業(yè)務(wù)流程模擬軟件允許企業(yè)評估業(yè)務(wù)流程。該軟件為模擬這些過程提供了更強大的工具，并專注于測試和驗證假設(shè)場景。它提供了用于創(chuàng)建模型以及可視化模型和結(jié)果的工具。它通常由希望更好地了解公司業(yè)務(wù)流程的高管、經(jīng)理和外部顧問使用。顧問也可以使用它來幫助公司。

軟件解決方案可能會帶來一系列挑戰(zhàn)。必須始終牢記，與任何其他數(shù)字化轉(zhuǎn)型或自動化解決方案一樣，RPA 并不是靈丹妙藥。因此，請牢記這些陷阱和問題：

集成：RPA 軟件用戶應(yīng)該注意的一個問題是 RPA 工具可以與之集成以自動化流程的軟件類型。通常，公司會在 ERP 系統(tǒng)、聯(lián)絡(luò)中心基礎(chǔ)設(shè)施工具或會計軟件以及許多其他類型的軟件之上部署 RPA 工具。如果企業(yè)希望在其中實現(xiàn)流程自動化的軟件與他們選擇的 RPA 工具不兼容，那么購買該特定產(chǎn)品就沒有意義。

兼容性：買家應(yīng)盡可能確保 RPA 解決方案可以在 Windows 或 MacOS 或他們可能在其業(yè)務(wù)中運行的任何其他操作系統(tǒng)上運行。許多 RPA 工具與平臺無關(guān)，可以跨許多不同的軟件供應(yīng)商工作；但是，最好在購買 RPA 軟件時仔細檢查。

意外成本：與任何軟件解決方案一樣，重要的是要考慮所涉及的所有潛在成本。使用 RPA 軟件，用戶可能會發(fā)現(xiàn)他們最終花費的錢比他們想象的要多。例如，在購買之后，他們可能隨后決定購買流程挖掘軟件或外部顧問，以便正確確定要自動化的正確流程。

每個行業(yè)都可以以某種方式從 RPA 軟件和實施自動化策略中受益。以下是 RPA 帶來回報的五個行業(yè)示例：

醫(yī)療保?。?/strong>在醫(yī)院輪班可能會讓人身心俱疲，而醫(yī)療技術(shù)人員最不需要的就是堅持重復(fù)性的、低優(yōu)先級的任務(wù)。RPA 軟件可以輕松更新醫(yī)療記錄、自動化訂單輸入、決策支持和索賠處理。這可以為醫(yī)療技術(shù)人員騰出時間，讓他們?nèi)焱瓿筛喙ぷ鳌?/p>

金融：準確的信用評分和欺詐檢測是金融服務(wù)行業(yè)中一些較為乏味但必要的任務(wù)。幸運的是，可以同時部署許多機器人來梳理賬戶和交易數(shù)據(jù)以檢測欺詐行為。在銀行業(yè)，RPA 軟件通過自動關(guān)閉賬戶、取消直接借記、審計報告等，成功地減少了對昂貴的人工分析師的需求。

電信：電信公司一直在尋求改進他們的流程，并為他們的客戶帶來最好和最快的服務(wù)。因此，RPA 可以幫助他們簡化工作。例如，它可以幫助減少員工在數(shù)據(jù)輸入上花費的時間。客戶可以將他們的信息輸入到網(wǎng)絡(luò)提供商的網(wǎng)站上。在幾乎沒有人為反饋的情況下，這些信息可以輸入到各種系統(tǒng)中，例如 CRM、電子郵件營銷軟件等。此外，借助 NLU 功能，RPA 機器人可以智能地理解來自客戶的反饋，并根據(jù)該反饋發(fā)送響應(yīng)。