要了解項目管理工具，有助于清楚地定義項目的組成部分。根據(jù)項目管理協(xié)會的說法，項目是“為創(chuàng)造獨特的產(chǎn)品、服務(wù)或結(jié)果而進(jìn)行的臨時努力?！边@包括為實現(xiàn)目標(biāo)需要完成的五個階段。這些階段是：啟動、計劃、執(zhí)行、監(jiān)控、控制和關(guān)閉。任何項目管理軟件都應(yīng)該為所有這些階段提供功能。

雖然五個階段保持不變，但項目管理有多種方法。最重要的包括：

分階段方法：也稱為瀑布項目管理。分階段方法是一系列不同的步驟，取決于前一階段的完成情況。項目階段只能按線性順序進(jìn)行管理，因此很難糾正錯誤。

迭代增量法：它由重復(fù)的循環(huán)組成。這意味著可交付成果可在初始完成后進(jìn)行審查和改進(jìn)。這種方法，也稱為敏捷項目管理，在軟件開發(fā)中特別有用。

精益項目管理：它使用精益管理原則來減少浪費，同時保持高水平的生產(chǎn)力。這種方法有助于公司識別和消除不會為公司和客戶帶來價值的任務(wù)。

關(guān)鍵鏈項目管理：它基于約束理論（ToC），這是一種管理哲學(xué)，專注于可能危及項目成功的限制。通過識別最關(guān)鍵的約束，公司可以準(zhǔn)備避免項目問題。

基于過程和產(chǎn)品的項目管理：它側(cè)重于結(jié)果。它是收益實現(xiàn)管理方法的一部分。當(dāng)結(jié)果是產(chǎn)品時，公司定義和管理項目以優(yōu)化生產(chǎn)和分銷。對于專業(yè)服務(wù)公司而言，業(yè)務(wù)流程是其項目管理戰(zhàn)略的核心。

項目管理軟件已經(jīng)演變成新的產(chǎn)品，包括專業(yè)服務(wù)自動化 (PSA) 軟件和項目和投資組合管理 (PPM) 軟件。PSA 軟件在項目管理之上還包括后臺功能，例如 CRM 和會計。PPM 解決方案專注于統(tǒng)一多種類型的項目并管理它們之間的相互依賴關(guān)系。購買者需要了解這些類型的軟件之間的差異，以選擇最適合他們需求的解決方案。

SMB 公司可能會受益于結(jié)合了項目管理和后臺的 PSA 解決方案，從而提供了一個單一的數(shù)據(jù)存儲庫和一個集成系統(tǒng)。PSA 的一個可能缺點是它可能并不總是包含強大的后臺功能，這就是為什么公司可能更愿意選擇單獨的會計或 CRM 解決方案。

大中型專業(yè)服務(wù)提供商可以從 PPM 軟件中顯著受益，這使他們能夠管理具有多個利益相關(guān)者的項目。PPM 可能非常昂貴，并且需要與其他系統(tǒng)集成，例如ERP 系統(tǒng)或CRM 軟件，這通常需要額外的投資。

小公司在評估項目管理軟件時面臨另一個關(guān)鍵挑戰(zhàn)：眾多解決方案僅提供典型項目管理解決方案的子集。一些示例是任務(wù)管理和項目協(xié)作工具，它們可用于補充核心項目管理功能，但不能替代它們。雖然這些類型的軟件比項目管理解決方案更實惠，并且對于初創(chuàng)公司和微型企業(yè)來說是一個不錯的選擇，但隨著公司的發(fā)展，它們通常會變得不夠用。

存在哪些類型的項目管理軟件？

項目管理軟件旨在以不同的方式實施，包括同類最佳、一體化套件和單點解決方案。

同類最佳軟件

同類最佳軟件專注于項目管理。

多合一套房

多合一套件包括其他類型的功能，例如 CRM 或計費。

點解決方案

單點解決方案旨在通過提供項目協(xié)作或項目分析等功能來補充項目管理工具。

行業(yè)特定的項目管理解決方案

行業(yè)特定的項目管理解決方案專為設(shè)計、房地產(chǎn)、法律服務(wù)等各個行業(yè)的專業(yè)人士而設(shè)計。這些解決方案為行業(yè)或市場提供標(biāo)準(zhǔn)的項目模板和報告或 KPI。它們還與為同一行業(yè)明確創(chuàng)建的其他軟件緊密集成。

大多數(shù)項目管理解決方案都包含以下標(biāo)準(zhǔn)功能：

定義：項目定義功能是任何項目管理軟件的核心，因為它允許公司定義項目結(jié)構(gòu)，這是任何業(yè)務(wù)活動的基礎(chǔ)。需要仔細(xì)定義項目結(jié)構(gòu)；由于存在中斷項目的風(fēng)險，在實施過程中很難對其進(jìn)行重大更改。同時，項目管理軟件應(yīng)允許用戶調(diào)整結(jié)構(gòu)以保持項目正常進(jìn)行。

計劃：項目管理軟件應(yīng)提供多種選項來計劃項目，例如用于定義誰在何時做什么的模板和規(guī)則。項目計劃模板是任何項目的良好起點，因為項目經(jīng)理不需要從頭開始計劃。項目規(guī)則可用于定義資源分配、任務(wù)相關(guān)性和項目截止日期的工作流。項目計劃還應(yīng)考慮可能影響項目的風(fēng)險。例如，項目經(jīng)理可能希望分配比標(biāo)準(zhǔn)時間和資源更多的時間和資源來完成任務(wù)。最好為最壞的情況做計劃。

時間表：項目時間表包括里程碑和截止日期，它們確定了項目的每個階段預(yù)計何時完成。根據(jù)項目的復(fù)雜性，還可以為活動和任務(wù)分配截止日期。項目管理解決方案應(yīng)包括根據(jù)任務(wù)之間的相互依賴關(guān)系定義里程碑的功能。例如，一些任務(wù)只有在前一個任務(wù)完成后才能開始，而其他活動可以并行完成。

可視化：項目可視化功能（如甘特圖）提供項目所有活動、任務(wù)、截止日期和里程碑的概覽。理想的可視化允許用戶深入到項目結(jié)構(gòu)的每個級別，以查找有關(guān)資源或活動的詳細(xì)信息。具有適當(dāng)授權(quán)的用戶還應(yīng)該能夠調(diào)整可視化時間表，并且對任何操作或里程碑的任何更改都應(yīng)該自動更新項目的任何其他相關(guān)部分。

工作流：工作流和過程定義了在項目的各個階段如何執(zhí)行活動。這些功能需要可定制以適應(yīng)每個團(tuán)隊的需求，并應(yīng)提供合理的邏輯以考慮項目約束和限制。為了提高問責(zé)制，工作流程應(yīng)包括批準(zhǔn)，以便主管、項目經(jīng)理和高管對所提供服務(wù)的質(zhì)量負(fù)責(zé)。

任務(wù)：任務(wù)管理用于定義、安排和監(jiān)控員工及其工作。這對于管理在不同地點工作的多個團(tuán)隊以及現(xiàn)場人員或外部承包商和顧問至關(guān)重要。項目管理軟件應(yīng)能夠根據(jù)意外變化或客戶要求調(diào)整進(jìn)度。待辦事項列表也是任務(wù)管理的一部分，用于創(chuàng)建員工或團(tuán)隊的任務(wù)列表。使用待辦事項列表，項目經(jīng)理可以將工作分配給員工，而無需讓他們訪問整個項目。待辦事項列表也可以用作員工用來跟蹤進(jìn)度的清單。

資源管理：資源管理尤為重要，因為它會對項目成本產(chǎn)生重大影響。每種類型的活動都可能需要特定的資源，這些資源應(yīng)該被最佳地用于降低成本。團(tuán)隊還受益于跨多個活動和項目分配資源的能力，這使他們能夠批量獲取材料并節(jié)省采購成本。此外，用兼容的替代品替代不可用資源的能力可以降低成本并避免延誤。

文檔：項目文檔功能管理與項目相關(guān)的所有文檔的流程，例如合同、工作說明書、報價和建議書等。這些文檔通常以電子格式存儲，便于用戶在內(nèi)部和外部共享它們。項目管理解決方案包括文檔模板和用戶重用內(nèi)容的選項也很重要。

報告：報告、分析和儀表板供項目參與的所有各方使用，從員工到外部顧問，甚至是客戶。因此，分析功能必須足夠靈活以輕松適應(yīng)每種類型的用戶。同時，私人數(shù)據(jù)或財務(wù)細(xì)節(jié)等敏感信息只能通過安全門戶與授權(quán)用戶共享。

項目管理軟件的其他功能：能力能力、關(guān)鍵路徑能力、依賴關(guān)系能力、問題跟蹤能力、大規(guī)模更新能力、項目預(yù)算能力、項目地圖能力、重復(fù)任務(wù)能力、資源分配能力、任務(wù)優(yōu)先級能力、時間和費用能力

其他項目管理軟件功能

其他項目管理功能有時包含在核心項目管理解決方案中，或者作為插件或單獨工具單獨提供：

看板：基于精益管理原則，看板功能旨在使用項目的可視化表示來消除浪費的工作。看板包括可用于對任務(wù)進(jìn)行分組并輕松將活動分配給員工或團(tuán)隊的卡片。這些功能對于敏捷項目管理特別有用。

協(xié)作：員工之間或公司與其客戶和合作伙伴之間的協(xié)作對于項目的成功至關(guān)重要。雖然協(xié)作平臺和軟件可以與項目管理解決方案分開使用，但最好將它們組合在一個系統(tǒng)中，尤其是對于復(fù)雜的項目。

文檔管理：項目經(jīng)理使用工作說明書 (SOW) 和工作分解結(jié)構(gòu) (WBS) 等文檔在內(nèi)部和外部共享項目計劃和信息。文件共享是一項重要功能，它允許所有各方訪問文檔。更高級的文檔管理功能允許用戶協(xié)作創(chuàng)建和修改文檔。對文檔的訪問應(yīng)按角色管理，以限制對敏感信息的訪問。

計費：計費和費用管理并不總是項目管理所必需的，但對于復(fù)雜的項目可能非常重要。當(dāng)多方參與一個項目時，必須確保對所使用的人力和物力資源進(jìn)行適當(dāng)計費。

優(yōu)化：項目優(yōu)化使用歷史數(shù)據(jù)來識別瓶頸和其他影響過去項目的因素。這使公司能夠采取糾正措施并避免在未來重復(fù)同樣的錯誤。例如，如果承包商總是遲到或工作平庸，公司應(yīng)將其替換為另一家服務(wù)提供商。

模擬：項目模擬允許項目經(jīng)理為一個項目創(chuàng)建和比較多個場景，并確定要實施的最佳選項。每個場景都描述了分配資源和定義里程碑的不同方式，并且還可以考慮各種約束和可能的瓶頸。這種類型的功能對于具有復(fù)雜活動的大型自定義項目尤其重要。

項目會計：此類功能通常作為會計軟件和基于項目的 ERP 軟件的模塊提供。其主要目的是跟蹤項目成本和收入，并整合與項目管理相關(guān)的任何財務(wù)信息。項目會計提供有關(guān)每個項目或投資組合財務(wù)績效的關(guān)鍵信息。

掙值管理 (EVM)：EVM 是跟蹤項目績效的另一種方式。這種類型的軟件還提供監(jiān)控項目進(jìn)度的功能。EVM 幫助企業(yè)估算項目成本、跟蹤實際成本并計算項目的掙值。雖然任何公司都可以使用這種類型的功能，但它對于需要大量投資的大型復(fù)雜項目更有利。例如，EVM 是交付基礎(chǔ)設(shè)施或城市發(fā)展等資本項目的公司的必備工具。

工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）：對于復(fù)雜的項目，公司需要將項目分解成更小的組件，并分別進(jìn)行規(guī)劃。每個元素可以由不同的員工和團(tuán)隊負(fù)責(zé)，也可以涉及外部顧問或服務(wù)提供商。公司使用 WBS 通過監(jiān)視任務(wù)、子任務(wù)、資源和相關(guān)人員來跟蹤項目及其組件。

風(fēng)險管理：盡管有計劃和監(jiān)控，但項目可能會受到自然災(zāi)害、黑客攻擊或人員變動等意外事件的負(fù)面影響。雖然不可能為任何風(fēng)險做好準(zhǔn)備，但公司可以使用項目風(fēng)險管理功能來識別潛在問題。項目風(fēng)險管理軟件還可以幫助公司制定計劃和糾正措施，以在風(fēng)險發(fā)生時降低風(fēng)險。

資源管理和成本跟蹤：公司使用此類軟件的主要原因是管理資源和跟蹤非重復(fù)業(yè)務(wù)運營的成本。例如，營銷公司通常提供社交媒體推廣等標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)，但他們也可能為大客戶創(chuàng)建定制活動。標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)以相同的方式提供給所有客戶，因此是重復(fù)的并且需要類似的資源，這意味著它們的成本對于每個客戶通常是相同的。根據(jù)客戶的需求，定制活動可能會完全不同，這意味著分配給每個項目的資源也會有所不同，其成本也會有所不同。

產(chǎn)品多樣化：項目管理軟件能夠結(jié)合多種類型的服務(wù)以使公司的產(chǎn)品多樣化。這種靈活性使團(tuán)隊能夠適應(yīng)客戶不斷變化的偏好和市場需求。在專業(yè)服務(wù)等競爭激烈的行業(yè)領(lǐng)域，快速響應(yīng)市場變化的能力可能是一項重要的競爭優(yōu)勢。

有效性和盈利能力跟蹤：需要項目管理來跟蹤專業(yè)服務(wù)活動的有效性和盈利能力。通過在正確的時間將正確的資源分配給正確的任務(wù)，項目經(jīng)理可以按時按預(yù)算交付項目，從而提高客戶滿意度和生產(chǎn)力。

基于項目的業(yè)務(wù)的大多數(shù)員工以及合作伙伴和客戶都受益于使用項目管理軟件。

員工：項目管理軟件幫助參與項目執(zhí)行的員工，他們需要知道他們必須做什么以及何時。員工在完成任務(wù)并使用軟件與內(nèi)部和外部利益相關(guān)者進(jìn)行溝通和協(xié)作時也會更新系統(tǒng)。通過與其他解決方案集成，員工可以跟蹤每項活動所花費的時間或檢查設(shè)備或組件等資源的可用性。

項目經(jīng)理：項目經(jīng)理需要訪問系統(tǒng)的所有功能來定義項目和資源并監(jiān)控所有活動，還需要在必要時干預(yù)和修改項目的任何部分。這只能通過具有不同嚴(yán)重程度的警報和通知來實現(xiàn)，其中包括升級工作流。項目經(jīng)理還參與設(shè)置和管理內(nèi)部和外部用戶的訪問權(quán)限。

高管：高管主要使用分析和報告來監(jiān)控項目。除了有關(guān)項目狀態(tài)的詳細(xì)信息，他們還需要有關(guān)分配資源的成本和每個項目的整體有效性的信息。當(dāng)項目的活動或階段完成時，他們還可以從使用警報和通知中受益。

合作伙伴：對于合作伙伴來說很重要，例如補充公司產(chǎn)品的承包商或第三方服務(wù)提供商。由于外部貢獻(xiàn)者僅參與項目不同階段的特定活動，因此他們需要訪問完成工作所需的信息，僅此而已。

客戶：客戶還可以通過專用門戶使用此類軟件來監(jiān)控一個或多個項目的進(jìn)度、提供反饋并與服務(wù)提供商溝通。對于大型復(fù)雜的項目，客戶可能有專人或團(tuán)隊負(fù)責(zé)項目；他們可能需要訪問提供商的項目管理解決方案。

項目管理軟件有多種替代方案，可以部分或全部替代此類軟件：

項目和項目組合管理軟件：PPM 專注于項目組合，它們是具有共同特征的項目組合，共享相同的資源，可以作為一個組進(jìn)行計劃和管理。雖然 PPM 軟件通常包含管理單個項目的功能，但項目管理解決方案通常不提供項目組合管理功能。這意味著標(biāo)準(zhǔn)項目管理工具對于需要管理項目組合的公司來說不是一個好的選擇。

專業(yè)服務(wù)自動化軟件：PSA 是專業(yè)服務(wù)的 ERP，它為前臺（銷售和營銷）、后臺（會計和人力資源）以及 PPM 提供模塊。這種類型的軟件非常適合喜歡在整個業(yè)務(wù)中使用單個集成系統(tǒng)的中型和大型服務(wù)公司。

ERP：除了 PSA，基于項目的公司有兩種類型的 ERP：ETO ERP 軟件（適用于航空航天和國防等行業(yè)的復(fù)雜定制產(chǎn)品的制造商）和基于項目的 ERP 軟件（適用于政府承包商）。典型的 ERP 系統(tǒng)并不總是包含這些公司所需的功能，例如投標(biāo)、合同管理或時間和費用管理。此外，大多數(shù) ERP 系統(tǒng)的項目管理模塊對于制造和政府??承包商來說不夠健壯。

工作管理軟件：中小型專業(yè)服務(wù)公司并不總是需要 PSA，但通常需要項目管理軟件中通常不包含的功能。這些功能可能因行業(yè)而異，例如，營銷機構(gòu)需要內(nèi)容創(chuàng)作和文檔管理功能。工作管理是一種相對較新的軟件類型，它將項目管理與協(xié)作和行業(yè)特定功能相結(jié)合。

與項目管理軟件相關(guān)的軟件

大多數(shù)商業(yè)軟件都與項目管理軟件直接或間接相關(guān)，其中一些最重要的是：

協(xié)作和生產(chǎn)力軟件：協(xié)作對于項目管理至關(guān)重要，因為總是涉及多方。雖然項目管理軟件包含協(xié)作的基本功能，但更高級的軟件（例如團(tuán)隊協(xié)作軟件）可能對大型團(tuán)隊和復(fù)雜項目有益。在生產(chǎn)力方面，生產(chǎn)力機器人軟件等新型工具使項目經(jīng)理能夠自動化平凡的任務(wù)并專注于戰(zhàn)略。

內(nèi)容管理系統(tǒng)：在營銷和廣告等行業(yè)，內(nèi)容是公司的主要交付成果。因此，對于依賴內(nèi)容的團(tuán)隊來說，能夠管理創(chuàng)建、跟蹤和共享多種類型內(nèi)容所需的庫、數(shù)據(jù)庫和其他工具非常重要。根據(jù)可交付成果的復(fù)雜性，項目經(jīng)理可能需要使用簡單的工具，例如在線表單生成器軟件，或復(fù)雜的解決方案，例如知識管理和企業(yè)內(nèi)容管理 (ECM) 軟件。

合作伙伴管理軟件：項目經(jīng)理經(jīng)常與外部顧問或?qū)ｉT從事公司沒有專業(yè)知識的業(yè)務(wù)領(lǐng)域的公司合作。例如，公司可能需要與法律顧問合作，以確保合同和其他文件符合法規(guī)。將特定任務(wù)外包給自由職業(yè)者也比雇傭員工更有益。在這些情況下，項目經(jīng)理需要跟蹤他們與誰一起工作、他們負(fù)責(zé)什么以及他們的表現(xiàn)如何。

流程自動化軟件：具有復(fù)雜運營的大中型公司需要定義、實施和優(yōu)化團(tuán)隊流程以簡化運營。雖然項目管理軟件包含一些用于工作流管理的功能，但流程自動化的高級功能需要與業(yè)務(wù)流程管理軟件集成。另一種實現(xiàn)流程自動化的方法是使用機器人流程自動化 (RPA) 軟件，該軟件使用機器人來幫助員工完成重復(fù)性和乏味的任務(wù)。

會計軟件：會計和計費軟件用于管理項目的發(fā)票和跟蹤成本。會計軟件還可用于涉及多個地點的團(tuán)隊的復(fù)雜項目，這些地點可能有不同的財務(wù)法規(guī)、貨幣或稅收。計費軟件對于大型項目來說也是必不可少的，它可以整合與采購資源、設(shè)備租賃或承包商提供的服務(wù)相關(guān)的不同類型的費用。

合同管理軟件：合同管理軟件定義了項目的條款和服務(wù)水平協(xié)議。服務(wù)提供商必須確定活動和里程碑，并確保他們的客戶可以訪問這些信息。合同還可用于解決因延遲交付和所提供服務(wù)質(zhì)量差而引起的法律問題，有時還可以用于向客戶收取未付款項。

客戶服務(wù)軟件：客戶服務(wù)軟件用于在合同期間維護(hù)與客戶的關(guān)系，并確保條款和條件得到正確應(yīng)用?？蛻舴?wù)部門通常是公司與其客戶之間的主要聯(lián)系點；他們必須能夠快速有效地響應(yīng)任何客戶請求。他們還負(fù)責(zé)識別可能危及與客戶關(guān)系的問題，并將其上報給項目經(jīng)理。

人力資源軟件：人力資源軟件和薪資解決方案對于擁有眾多員工的大公司來說是必不可少的。這些類型的軟件用于定義工作角色和職責(zé)、工資和其他形式的報酬以及工作時間表。由于勞動力是任何專業(yè)服務(wù)公司總成本中最重要的部分，因此在確保遵守勞動法和集體談判協(xié)議的同時對其進(jìn)行跟蹤至關(guān)重要。

ERP 系統(tǒng)：ERP 系統(tǒng)通常包含上述一些功能，但很少包含所有功能。當(dāng)公司使用 ERP 作為他們的主要系統(tǒng)并且無法為客戶服務(wù)或合同管理提供單獨的解決方案時，他們更喜歡包含這些功能的項目管理解決方案。他們還可以選擇采用工具或插件來補充他們的 ERP 和項目管理解決方案。

還有幾種與項目管理軟件相關(guān)的服務(wù)。相關(guān)服務(wù)可以從外部項目管理到項目優(yōu)化，并且可以由任何規(guī)模的公司提供，從獨立承包商到跨國咨詢公司：

• 外包：項目管理外包由不希望投資于管理項目所需的技術(shù)和專業(yè)知識的公司使用。雖然這種方法主要用于一次性項目，但一些公司經(jīng)常使用它。

• 咨詢：項目咨詢服務(wù)幫助公司定義和實施戰(zhàn)略，以改進(jìn)他們交付項目或項目組的方式。顧問與高管和項目經(jīng)理一起確定公司如何優(yōu)化其產(chǎn)品以適應(yīng)市場變化、擴展到新市場或使其活動多樣化。

• 咨詢：項目優(yōu)化咨詢服務(wù)對于不具備確定可以改進(jìn)的內(nèi)部專業(yè)知識的專業(yè)服務(wù)公司至關(guān)重要。具有豐富經(jīng)驗的顧問可以快速確定需要改進(jìn)的領(lǐng)域，并提出項目管理的變更或新方法。

有數(shù)百種項目管理軟件和工具看似相似，但實際上并非如此。這些解決方案之間的差異使購買者難以準(zhǔn)確了解他們的工作以及他們?nèi)绾闻c其他軟件產(chǎn)品一起使用。項目管理軟件面臨的最重要挑戰(zhàn)如下所述：

功能：對于成長中的公司來說，功能不足或過多可能是一個問題，這些公司要么超出現(xiàn)有軟件，要么實施了過于先進(jìn)的項目管理解決方案，無法滿足他們的需求。避免此問題的最佳方法是根據(jù)當(dāng)前和未來的需求評估項目管理解決方案。

集成：項目管理軟件和其他解決方案之間缺乏集成會造成信息孤島，這些孤島可能會導(dǎo)致數(shù)據(jù)處理錯誤。當(dāng)員工使用多個系統(tǒng)并在多個系統(tǒng)中輸入相同的信息時，用戶采用也會受到負(fù)面影響。

報告：罐頭報告和缺乏分析是遺留項目管理解決方案的一個重要問題。新軟件通常提供更靈活的分析或與商業(yè)智能工具的集成。另一個挑戰(zhàn)是更靈活的分析不一定涵蓋高級報告需求。購買者應(yīng)評估供應(yīng)商提供最佳分析功能組合和滿足其特定需求的靈活性的能力。

自帶軟件（BYOS）：BYOS是一種類似于自帶設(shè)備（BYOD）的趨勢；它指的是員工可以決定使用未經(jīng)雇主批準(zhǔn)的項目管理工具。由于有不同的工具可用，其中許多是免費使用的，員工可能會想為他們的團(tuán)隊或部門嘗試它們。當(dāng)不同的團(tuán)隊或部門選擇使用單獨的項目管理軟件時，這種趨勢可能會導(dǎo)致信息孤島的產(chǎn)生。

遺留軟件：雖然大多數(shù)項目管理軟件產(chǎn)品都是基于網(wǎng)絡(luò)的（這意味著用戶只需要互聯(lián)網(wǎng)瀏覽器來訪問系統(tǒng)），但一些舊的解決方案仍然需要由公司在其服務(wù)器上托管。本地項目管理（稱為自托管項目管理軟件）需要安裝在服務(wù)器和需要訪問該軟件的每個員工的計算機上。添加或刪除用戶可能很困難。此外，沒有基于 Web 界面的舊項目管理工具對用戶不是很友好，也不容易配置。

任何管理項目的公司都可以從此類軟件中受益，但項目管理軟件對于以下類型的業(yè)務(wù)至關(guān)重要：

專業(yè)服務(wù)公司：專業(yè)服務(wù)通常作為項目提供，例如推出產(chǎn)品的營銷活動或公寓樓的設(shè)計。每個項目可以有不同的可交付成果和時間表，并且需要多種資源（人力和材料）。專業(yè)服務(wù)公司需要計劃項目管理任務(wù)，為每個任務(wù)分配資源，并監(jiān)控項目進(jìn)度以按時按預(yù)算交付。

基于項目的制造商：基于項目的制造（也稱為工程師訂購或按訂單制造）是指為每個客戶定制的獨特產(chǎn)品的生產(chǎn)。此類產(chǎn)品的一些示例是用于倉庫的輸送系統(tǒng)、石油和天然氣的鉆探設(shè)備或船舶。項目管理幫助這些公司設(shè)計、制造復(fù)雜的定制產(chǎn)品并提供維護(hù)服務(wù)。

項目管理軟件的需求收集 (RFI/RFP)

需求應(yīng)涵蓋項目的整個生命周期，從范圍界定和估計到規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾。根據(jù)其運營的復(fù)雜性，購買者可能希望為對公司至關(guān)重要的功能創(chuàng)建更詳細(xì)的要求。例如，將項目執(zhí)行外包的企業(yè)將更多地關(guān)注定義、規(guī)劃和跟蹤項目。

比較項目管理軟件產(chǎn)品

創(chuàng)建一個長列表

通過排除不適合買家的產(chǎn)品來創(chuàng)建長列表。如果買家只想要云軟件，則所有在本地交付的解決方案都將被排除在列表之外。另一個基本標(biāo)準(zhǔn)可能是軟件支持的項目方法。IT 部門和服務(wù)提供商更喜歡采用敏捷方法進(jìn)行項目管理，這意味著通常不會考慮選擇所有不支持此方法的解決方案。

創(chuàng)建一個簡短的列表

上述要求列表將發(fā)送給包含在長列表中的供應(yīng)商，以提供有關(guān)支持每個功能的詳細(xì)信息。買家還應(yīng)要求供應(yīng)商提供客戶參考和定價信息。強烈建議使用客觀的第三方分析和軟件評論來了解有關(guān)供應(yīng)商及其產(chǎn)品的更多信息。使用供應(yīng)商對 RFI、客戶參考、評論和獨立研究的回應(yīng)，買家可以比較產(chǎn)品以確定它們的優(yōu)勢和劣勢。在流程結(jié)束時，買家應(yīng)該有一個提供非常相似功能的 2 到 4 個最終入圍者的列表。

進(jìn)行演示

區(qū)分入圍產(chǎn)品的最佳方法是對每種產(chǎn)品進(jìn)行演示，以了解它們?nèi)绾卧诂F(xiàn)實生活中使用。買家創(chuàng)建包含特定于他們公司的要求和工作流程的演示腳本，供應(yīng)商提供實時演示，該演示遵循腳本。由于很長的演示可能會適得其反，因此買家應(yīng)該關(guān)注關(guān)鍵功能。例如，與其要求供應(yīng)商展示他們?nèi)绾蝿?chuàng)建項目并向其添加任務(wù)（這是基本的項目管理），買方可能希望關(guān)注任務(wù)之間的相互依賴關(guān)系或項目時間表的更改。

除了功能要求外，購買者還應(yīng)該根據(jù)產(chǎn)品的易用性和靈活性來評估產(chǎn)品，以確保它的直觀性和協(xié)作性。參加演示的選擇團(tuán)隊成員應(yīng)按預(yù)定義的等級對每個標(biāo)準(zhǔn)或要求進(jìn)行評分，這將使他們能夠整合所有評分并客觀地比較軟件。

項目管理軟件的選擇

選擇一個選擇團(tuán)隊

選拔團(tuán)隊包括 CEO、CTO 或 CFO 等高管，以及項目經(jīng)理或項目管理辦公室團(tuán)隊成員。建議所涉及的項目經(jīng)理具有管理項目和使用此類軟件的豐富經(jīng)驗。

談判

雖然軟件成本通常是談判中的一個重要因素，但購買者不應(yīng)為了省錢而在功能上妥協(xié)。購買對公司不重要或不重要的組件或服務(wù)也可能很誘人。同時，買家應(yīng)盡量獲得折扣或免費工具和服務(wù)，以補充項目管理解決方案。

大中型公司還應(yīng)考慮供應(yīng)商幫助他們更新業(yè)務(wù)流程和項目管理最佳實踐的能力。工程公司和營銷機構(gòu)的運營方式截然不同，僅靠項目管理軟件可能不足以提高生產(chǎn)力。雖然它們可能很昂貴，但業(yè)務(wù)流程再造服務(wù)對于擁有復(fù)雜項目的公司來說至關(guān)重要。

最終決定

最終決定應(yīng)由整個選拔團(tuán)隊做出。它應(yīng)該基于收集到的關(guān)于每種產(chǎn)品、其供應(yīng)商以及他們提供買方所需功能和服務(wù)的能力的信息。理想情況下，購買者應(yīng)要求提供有關(guān)軟件估計投資回報率的信息。供應(yīng)商的合同期限和折扣也會對最終決定產(chǎn)生重大影響。

本地項目管理軟件以永久或命名許可證的形式出售，允許購??買者無限期使用該軟件，無需續(xù)訂。云或 SaaS 解決方案使用訂閱模式，按月或按年對軟件進(jìn)行許可。這不包括操作系統(tǒng)或數(shù)據(jù)庫管理的許可證，這是買方的責(zé)任。

大多數(shù)項目管理軟件提供多個層級或版本，它們是具有不同功能的同一軟件的版本。許多基本版本對有限數(shù)量的用戶免費。理論上，云產(chǎn)品允許買家快速擴大或縮小（添加或刪除用戶）和更改版本。在實踐中，供應(yīng)商試圖銷售不太靈活的套餐或計劃，只允許買家在合同結(jié)束時進(jìn)行更改。許可證的成本可能因用戶的角色（管理員、員工、經(jīng)理或貢獻(xiàn)者）而異。

最后，項目管理解決方案的初始成本可能包括供應(yīng)商提供的各種服務(wù)，例如咨詢、定制、集成或業(yè)務(wù)流程再造。

投資回報率 (ROI)

為了確定項目管理軟件的投資回報率，購買者需要確定產(chǎn)品的成本（初始成本和持續(xù)成本）及其可量化的收益（提高生產(chǎn)力、減少管理任務(wù)所花費的時間、更好的資源分配）。

軟件的成本和收益并不總是顯而易見的。例如，持續(xù)成本代表用戶訪問系統(tǒng)所需的許可證，包括額外的支持、培訓(xùn)或軟件配置。大公司可能還需要專門的員工來管理系統(tǒng)、用戶訪問或更改請求。收益的主要挑戰(zhàn)是它們難以計算。因此，購買者必須估計項目管理軟件的優(yōu)勢如何影響他們的財務(wù)和盈利能力。

項目管理軟件是如何實施的？

根據(jù)軟件的復(fù)雜性和買方的操作，實施可以是簡單的或復(fù)雜的。

小型企業(yè)：有基本項目管理需求的小型企業(yè)通常采用無需安裝的云軟件。標(biāo)準(zhǔn)項目管理軟件通常為這些公司提供足夠的開箱即用功能，因此無需配置系統(tǒng)或購買額外的模塊或插件。

中端市場公司：此類公司可能需要特定行業(yè)的功能、數(shù)據(jù)遷移以及與其他業(yè)務(wù)軟件的集成。這些都需要一個實施計劃和一個專門負(fù)責(zé)該過程的員工。供應(yīng)商協(xié)助也很重要，尤其是在配置、數(shù)據(jù)遷移和集成方面。

企業(yè)：企業(yè)通常采用分階段實施的方法，一次在每個位置或部門部署軟件。這種方法比同時在任何地方部署系統(tǒng)更可取，這可能會導(dǎo)致嚴(yán)重的中斷并需要大量資源。

誰負(fù)責(zé)項目管理軟件的實施？

買家應(yīng)該有一名負(fù)責(zé)實施的項目經(jīng)理，他與主題專家團(tuán)隊以及供應(yīng)商及其合作伙伴一起工作。

雖然經(jīng)理和高管并不總是直接參與其中，但他們有責(zé)任使實施保持在正軌上。任何變更均由項目經(jīng)理提出建議，并由主管經(jīng)理批準(zhǔn)或拒絕。

項目管理軟件的實施過程是什么樣的？

實施過程由幾個階段組成，可能并不總是適用于所有買家。例如，一家新公司不需要數(shù)據(jù)遷移服務(wù)，因為它沒有來自以前系統(tǒng)的歷史數(shù)據(jù)。

項目管理軟件實施的主要階段如下：

數(shù)據(jù)遷移：從買方以前用于管理項目的任何數(shù)據(jù)源中遷移數(shù)據(jù)，例如軟件、電子表格、自定義解決方案和數(shù)據(jù)庫。雖然保留歷史數(shù)據(jù)對于報告目的至關(guān)重要，但公司不需要遷移過去項目的所有詳細(xì)信息，例如項目計劃、GANNT 圖表等。

系統(tǒng)配置：系統(tǒng)配置因公司而異，可能是一項基本挑戰(zhàn)。標(biāo)準(zhǔn)項目管理幾乎不需要設(shè)置，但管理復(fù)雜流程可能涉及高級定制以及與其他系統(tǒng)或記錄（如 CRM 或 ERP）的集成。

用戶管理：用戶管理定義了誰在系統(tǒng)中做什么，并相應(yīng)地為他們分配訪問權(quán)限。管理員可以訪問所有功能，包括用戶管理模塊。項目經(jīng)理可以添加和修改項目。大多數(shù)員工只能查看和完成分配給他們的任務(wù)。

測試軟件：應(yīng)使用演示數(shù)據(jù)庫（用于日常操作的數(shù)據(jù)庫副本）執(zhí)行軟件測試。理想情況下，演示數(shù)據(jù)集應(yīng)包括來自遷移的數(shù)據(jù)以及系統(tǒng)和用戶角色配置。

培訓(xùn)：可以使用在線學(xué)習(xí)工具或親自進(jìn)行用戶培訓(xùn)（推薦給管理員和高級用戶）。它還有助于培訓(xùn)可以幫助新用戶進(jìn)行培訓(xùn)的培訓(xùn)師。  

上線：上線是指從舊系統(tǒng)（或多個產(chǎn)品）切換到新的項目管理解決方案。不建議在上線后同時使用新舊軟件，因為它會產(chǎn)生混亂、重復(fù)輸入和生產(chǎn)力損失。

調(diào)整：一些調(diào)整在實施后是不可避免的。一般來說，復(fù)雜的實現(xiàn)和軟件在上線后需要更多的調(diào)整。

什么時候應(yīng)該實施項目管理軟件？

建議避免在重要項目的關(guān)鍵階段實施項目管理軟件。當(dāng)買家使用此類軟件來管理項目成本和預(yù)算時，最好在年終財務(wù)結(jié)算流程之后完成實施。這可確保與項目相關(guān)的會計交易已關(guān)閉，并且不會影響新的會計年度。

云

云計算和移動技術(shù)使項目管理變得更實惠、更容易使用，這在近年來顯著增加了采用率。這些技術(shù)還允許新玩家進(jìn)入市場，并為傳統(tǒng)軟件提供更好、更靈活的替代方案。多云是另一個在軟件市場獲得牽引力的趨勢。它指的是云供應(yīng)商之間的合作伙伴關(guān)系，以在他們的產(chǎn)品之間提供更緊密的集成。更好的集成對預(yù)算較低的 SMB 公司有利，但大中型公司也應(yīng)考慮其他集成選項。

合作

協(xié)作一直是項目管理的重要組成部分，但僵化的項目管理軟件使其變得困難。最近的技術(shù)和新一代用戶的更高期望使供應(yīng)商提供了更好的協(xié)作功能，無論是開箱即用還是通過與其他軟件的集成。許多供應(yīng)商提供單獨的協(xié)作解決方案作為其產(chǎn)品的一部分，而其他供應(yīng)商僅關(guān)注此類軟件。

功能性

擴展功能是指在項目管理的核心產(chǎn)品之上添加更多功能的趨勢，例如客戶管理、計費或會計。供應(yīng)商使用這種策略將自己與競爭對手區(qū)分開來。這種方法對于喜歡將項目管理和其他功能作為單一產(chǎn)品交付的 SMB 可能是有益的。對于大中型公司來說，這也可能會讓人感到困惑，因為擴展的功能并不總是足以滿足他們的需求。

制造業(yè)

與項目管理軟件相關(guān)的另一個趨勢是制造和分銷公司需要使其活動多樣化以增加收入并提供更好的客戶體驗。傳統(tǒng)上，只有重型機械或精密設(shè)備的制造商才會為客戶提供安裝和維護(hù)，以避免代價高昂的錯誤。如今，SMB 制造商正在采用類似的策略，但無法負(fù)擔(dān)投資基于項目的 ERP 來管理他們的新活動。相反，這些公司依賴于項目管理或現(xiàn)場服務(wù)軟件，這些軟件通常與他們的 ERP 系統(tǒng)分開。

敏捷項目管理

敏捷項目管理是一種專注于跨職能團(tuán)隊之間協(xié)作的方法。與傳統(tǒng)的瀑布方法相反，敏捷基于對可以觸發(fā)糾正措施的項目進(jìn)度的頻繁檢查。這樣，可以在問題或挑戰(zhàn)變得重要并可能危及項目成功之前迅速解決它們。敏捷項目管理還允許快速交付高質(zhì)量的項目。雖然敏捷并不是一個新概念，但由于它的優(yōu)勢，它最近已被廣泛采用，尤其是 IT 和軟件開發(fā)公司。

虛擬化

虛擬項目管理依靠虛擬團(tuán)隊來完成任務(wù)并監(jiān)控項目的有效性。虛擬團(tuán)隊是指跨多個地點遠(yuǎn)程工作的員工。這種方法可能會降低項目成本，但也會帶來挑戰(zhàn)，例如來自不同國家和文化的用戶之間的溝通不暢，或者難以在不同時區(qū)安排員工。

工作管理

工作管理是一種新型軟件，它結(jié)合了項目管理、工作流管理和協(xié)作流程功能來管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和操作的流動。工作管理和 PSA 軟件的主要區(qū)別在于前者不提供會計等高級后臺功能。未來，工作管理可能會越來越多地取代項目管理和后臺工具。由于工作管理解決方案專注于服務(wù)業(yè)務(wù)，因此此類軟件對于制造或物流等其他行業(yè)并不總是一個好的選擇。

工具

大多數(shù)項目管理功能作為單獨的工具存在，可以獨立購買和使用。一些示例包括任務(wù)管理、時間跟蹤和資源管理。時間表是項目管理工具的另一個例子，當(dāng)他們不直接參與項目管理時，它們用于監(jiān)控員工在各種任務(wù)上的時間。例如，安裝和維護(hù)硬件的員工不需要使用項目管理軟件，并且可以從使用時間表中受益。